Vertrouwen met snufje controle: Early Warning Systems bij factoring

De pandemie is een grote stoorzender bij het tijdig nakomen van handelsverplichtingen. Het continu opvolgen van klanten, aannemers of leveranciers is een absolute must. Hoewel de wereld grondig door elkaar wordt geschud, is voor banken en factoringbedrijven één doelstelling onveranderd gebleven: de kwaliteit van hun factoringportfolio’s. Karol Leszczyński, Factoring Product Manager bij software-ontwikkelaar Comarch, vertelt in een bijdrage over het nut en de waarde van Early Warning Systems bij factoring.

Factoring brengt heel wat voordelen met zich mee. Zo is het mogelijk onregelmatigheden in een contract snel op te sporen. En dat komt, zeker in onzekere tijden, goed van pas. Early Warning Systems zijn één van die voordelen die contractgedrag continu monitoren, anomalieën opsporen en deze doorgeven aan de juiste risico-, monitoring- of recovery-afdeling.

Zo kunnen achterstallige betalingen bij individuele aannemers worden vastgesteld. Wanneer de gemiddelde betalingsachterstand stijgt van vijf naar tien dagen, krijgt de contractbeheerder een waarschuwing. Deze melding hoeft niet te betekenen dat de samenwerking met die aannemer moet worden stopgezet – het geeft enkel aan dat het de moeite waard is om de aannemer nader te bekijken. Zo wordt ervoor gezorgde dat het verschuldigde bedrag voor de gekochte goederen altijd bij de verkoper, het factoringbedrijf of de bank terechtkomt.

Meestal komen wanbetalingen of andere problemen pas aan het licht na een lange tijd. En dan begint een moeizaam en prijzig incassoproces. Een waarschuwing bij zelfs de kleinste stijging qua achterstallige betalingen kan dit soort situaties helpen voorkomen. Een factoringbedrijf of bank kan hier meteen op inspelen. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Early Warning Systems brengen nog een voordeel met zich mee, eentje die vooral het werk van de risk-afdeling makkelijker maakt. Naast problemen met de betaling kunnen ze ook ongebruikelijk gedrag binnen contracten opsporen. Als een bedrijf doorgaans dertig facturen per maand binnenbrengt en plots driemaal zoveel, dan is dat een aanwijzing dat er misschien iets niet helemaal klopt. 

In het digitale tijdperk betaalt het factoringbedrijf de factuur al binnen 2 à 3 uur nadat de order is aangemaakt in het systeem. Meer nog, daar is meestal zelfs geen scan van de factuur voor nodig. Dat was tien jaar geleden nog ondenkbaar. In maart en april dit jaar zagen factoringbedrijven in Polen een significante stijging in het aantal afgesloten factoringovereenkomsten. Veel klanten willen in deze moeilijke tijd cash ter beschikking hebben, voor de zekerheid. Tegelijkertijd zijn er ook personen die van deze gelegenheid gebruikmaken om op illegale manier middelen te verkrijgen. Informatie over toegenomen activiteiten binnen een bepaald contract kan helpen om fraude te voorkomen. 

Early Warning Retention

Ook Early Warning Retention is een interessante tool. Deze informatie kunnen factoringbedrijven of banken gebruiken om te vermijden dat een klant misschien wil gaan overstappen naar een andere dienstverlener. Het systeem identificeert verminderde activiteit binnen een contract. Minder activiteit betekent niet noodzakelijk dat een bedrijf op zoek is naar een andere factoringdienstverlener of bank. Er bestaan namelijk veel seizoensgebonden bedrijven die enkel in bepaalde maanden actief zijn. Maar dit soort informatie kan wel nuttig zijn in woelige tijden.

Meestal ontdekt een bank of factoringbedrijf pas dat een klant wil vertrekken wanneer het een kennisgeving van beëindiging voor dat contract ontvangt. En dan is het te laat voor preventieve maatregelen. Vaak volstaat het om de klant te contacteren en de contractvoorwaarden met hem of haar te bespreken. Denk bijvoorbeeld aan verlengde betaaltermijnen of een verhoogd voorschot. Een klant verliezen is duur. Maar daar kan, en moet, men zich tegen beschermen.

Niet alleen banken of factoringbedrijven kiezen voor Early Warning Solutions. Deze tools worden vooral gebruikt door de klanten van deze instellingen, die zo informatie krijgen of een bepaalde klant solvabel is en of het de moeite is om aan hen goederen met een uitgestelde betalingsdatum te verkopen.

De huidige pandemie zal voorbijgaan, de beperkingen zullen worden versoepeld en de economie zal heropleven. Het vertrouwen dat banken, factoringbedrijven en andere financiële instellingen nu opbouwen, zal in de toekomst vruchten afwerpen. Ook als dat vertrouwen wordt aangevuld met een snufje controle.