Uitbestedingsregels voor pensioenfondsen NL
Uitbesteding van taken vraagt om een beleidsmatige aanpak door de pensioenbestuurders. Als leidraad heeft De Nederlandsche Bank een speciale brochure uitgegeven over de vereisten voor uitbesteding door pensioenfondsen aan derden. Daarmee wil de toezichthouder een beheerste uitbestedingsrelatie helpen creëren. Zo moet expliciet vermeld worden welke taken wel en niet in scope zijn. KAS BANK geeft ons vandaag een beeld van de belangrijkste aspecten van de Guidance.
Zoals wel vaker bij wettelijke normen worden de verschillende wetsbepalingen verschillend door de betrokken partijen uitgelegd. De brochure (‘Guidance: uitbesteding door pensioenfondsen’) van De Nederlandsche Bank (DNB) licht daarom toe wat de toezichthouder van de pensioenfondsen verwacht op grond van de gerelateerde wet- regelgeving. Daarmee dient de Guidance voor DNB ook als toezichtkader.
De Guidance is tot stand gekomen naar aanleiding van het DNB onderzoek ‘Risico’s in de Uitbestedingsrelatie’ in 2013. Daaruit bleek dat de helft van de Nederlandse pensioenfondsen alle aspecten van uitbesteding, van beleid tot en met monitoring en evaluatie nog niet adequaat heeft geregeld. In toekomstig onderzoek naar uitbestedingsrisico’s zal DNB de guidance als basis hanteren. Hiermee is niet gezegd dat de pensioenfondsen verplicht zijn deze Guidance te volgen. Er zijn ook andere manieren om uitbestedingsrisico´s te adresseren en beheerste bedrijfsvoering te bewerkstelligen. In dat geval vraagt DNB fondsen toelichting te geven over de maatregelen die zijn getroffen om de uitbestedingsrisico´s te beheersen.
Voor elk onderdeel wordt een raamwerk aangereikt met specifieke richtlijnen voor het pensioenfonds. Een belangrijke opmerking van DNB is dat het risicoprofiel van de uitvoerder altijd past bij de risicobereidheid van uw fonds. Bij twijfel over de eigen deskundigheid in het uitbestedingsproces adviseert DNB om altijd (juridische) assistentie in te roepen.
Ook de governance van de uitbesteding is uiteraard van groot belang. Het bestuur, benadrukt DNB, blijft altijd verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. Daarom moeten alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur, het bestuursbureau en de uitvoerder schriftelijk worden vastgelegd. Deze mogen elkaar bovendien niet overlappen.
De omgeving van het pensioenfonds is voortdurend aan verandering onderhevig. Daarom moet het fonds haar uitbestedingsrelatie steeds goed monitoren maar ook periodiek bezien en zo nodig herzien. Als de relatie niet meer voldoet zal een andere uitvoerder gekozen moeten worden of kunnen de taken weer door het pensioenfonds zelf worden uitgevoerd.
Opstellen van een uitbestedingsbeleid en –contract maakt onderdeel uit van het governance beleid van pensioenfondsen. DNB verwacht bijvoorbeeld dat de Service Levels Agreements met uw uitbestedingspartners goed aansluit op het uitbestedingscontract. Zo worden alle KPI’s en KRI’s (kritische risico-indicatoren) periodiek op de operationele bedrijfsprocessen gemeten en periodiek gerapporteerd. Hiermee voldoet u aan het voorschrift in de Guidance van DNB ten aanzien van peridiociteit, scope en betrouwbaarheid van de rapportage. In dat verband adviseert DNB om ook altijd na te gaan wat de scope en aanpak van de certificerend accountant van de ISAE 3402 verklaring van de uitvoerder is geweest.
