Monocle Solutions: 'Measured approach voorkomt valkuilen bij datamigraties’
Nu data een steeds belangrijker deel uitmaakt van de bedrijfsvoering van organisaties en van prestatieverbetering binnen de financiële dienstverlening, neemt ook de behoefte aan datamigraties steeds verder toe. Omdat een groot aantal datamigraties de beoogde kosten overschrijdt en vertragingen oploopt, is er volgens Monocle Solutions een diepgaande aanpak nodig om het proces gestroomlijnd te krijgen.
De financiële sector is één van de meest data-intensieve sectoren wereldwijd. Banken gebruiken onder meer betaal- en klantdata ter ondersteuning van hun bedrijfsmodellen, producten en interne systemen..
Nu datagedreven werken steeds belangrijker wordt, wisselen financiële dienstverleners hun oude legacy-systemen in voor modernere en geavanceerdere alternatieven.
Die overstap vergt een complexe datamigratie naar het nieuwe systeem. Volgens een schatting van onderzoeksbureau Gartner worden bij acht van de tien datamigraties budgetten overschreden en deadlines niet gehaald. Uit een schatting van Monocle Solutions blijkt dat 90% van de CIO’s aangeeft dat in hun datamigratie-projecten gestelde deadlines niet behaald worden.
Fail fast en fail early
“Er zijn verschillende redenen waarom datamigraties zo complex zijn”, legt Lisa Waldhausen (Principal en Data Migrations Specialist bij Monocle Solutions) uit. De problemen beginnen volgens Waldhausen bij het onderschatten van de complexiteit van datamigraties. “Veel migraties omvatten een enorme hoeveelheid aan data. Het in kaart brengen en overzetten van die data vormt alleen al een flinke uitdaging."
Data-opschoning en -integriteit zijn andere veel voorkomende knelpunten die roet in het eten kunnen gooien. Waldhausen adviseert projectmanagers in dat kader niet alleen om “zich vooraf goed voor te bereiden”, maar ook om “stakeholders in een vroeg stadium bij het project te betrekken”. “Zo zorg je ervoor dat eerder opgedane kennis en perspectieven in de projectplannen worden meegenomen.”
Een robuust data-testproces en go-live simulatie zijn belangrijke succesfactoren. “Fail fast en fail early”, vat Waldhausen het samen. “Je moet er altijd vanuit gaat dat het project niet vlekkeloos verloopt. Het is daarom belangrijk dat fouten in de controlerende fase naar boven komen, zodat de daadwerkelijke migratie naadloos verloopt zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te beïnvloeden.”
Het afbakenen van het project is een andere aanbeveling die de specialist van Monocle Solutions doet. “Soms is het beter om te accepteren dat bepaalde dingen niet mogelijk zijn of in eerste instantie fout gaan. Zo kan je leren en bijsturen. Dit verkleint het risico dat teams deadlines niet halen en het bedrijf in de problemen komt met toezichthouders."
Agile inbouwen
Volgens Waldhausen onderschatten manager doorgaans de complexiteit van het migratieproces. Ze benadrukt dat zich in elke projectomgeving veranderingen voordoen – hetzij in de organisatie of in de opzet van het project.”
“Naarmate het project vordert, komen er onvermijdelijk complicaties naar voren. Met name als de beperkingen van legacysystemen aan het licht komen. Dit schopt zelfs de meest gedetailleerde plannen in de war, en zet druk op tijdschema’s, prestaties en budgetten.”
Bedrijven doen er volgens Waldhausen goed aan om het einddoel (en de weg ernaartoe) vooraf zo helder mogelijk te formuleren en daarbij een agile projectmanagementproces te hanteren. “Door voldoende ‘marge’ in te bouwen kunnen projectteams onvoorziene tegenslagen opvangen.”
Leiderschap
Zoals bij elk veranderprogramma is de rol van het management cruciaal. “Tech- en datamigraties zijn berucht om hun risico’s. Als deze niet goed worden uitgevoerd, kunnen ze een materiële impact hebben op de reputatie en financiële resultaten van een bedrijf.”
Waldhausen benadrukt dat een datamigratie ook ten aanzien van de dagelijkse activiteiten zeer verstorend kunnen werken. “Het management moet er dan ook vanaf het eerste moment staan.”
“Het is daarbij essentieel dat de eindverantwoordelijken zorgen voor een sterke project governance, eigenaarschap tonen, hun verantwoordelijkheid nemen, de belangrijkste besluitvorming ondersteunen en gedurende alle facetten van het project het goede voorbeeld geven.”
Business-IT samenwerking
Vanwege de technische aard van datamigraties worden projecten meestal aangestuurd door tech-teams. “Het niet vanaf het begin betrekken van een business team is een klassieke fout”, zegt Waldhausen.
“Hoewel IT-teams de technieken en processen begrijpen die bij een datamigratie horen, zullen IT-teams zonder de inbreng van business-collega’s (de uiteindelijke stakeholders van de datamigratie) nooit echt op de hoogte zijn van de belangrijkste zakelijke drijfveren en vereisten.”
Het is daarom volgens Waldhausen belangrijk dat de projectteams uit een evenwichtige combinatie bestaan van technische- én businessgedreven mensen bestaan. Dergelijke teams slagen er veel beter in om vanaf het begin de juiste problemen te identificeren en te tackelen, waardoor vertragingen voorkomen kunnen worden.
‘A measured approach’
Nu de rol van data de komende decennia alleen maar verder zal toenemen, doen CIO’s – en met hen de bedrijfsleiders – er volgens Waldhausen goed aan om hun vizier op tech- en datatransformaties scherp te stellen.
“Op basis van tientallen succesvolle datamigraties weten wij bij Monocle Solutions wat werkt én wat vermeden moet worden”, stelt Waldhausen tot slot.
“Onze ‘measured approach’ zorgt ervoor dat projectleiders vanaf het begin een duidelijke aanpak hebben. Een aanpak die zich richt op het beperken van vertrouwen op aannames, op het begrijpen van de realiteit van data en op het opbouwen van een goed geïnformeerd en evenwichtig team vanaf het begin.”
