Op 7 juni 2021 treden de gewijzigde ESMA-richtsnoeren inzake de compliancefunctie voor beleggingsondernemingen in werking. Deze nieuwe richtsnoeren vervangen de oude versie die stamt uit 2012, en geven toelichting op de MiFID-eisen voor de compliancefunctie. In dit artikel vertelt Gijs van Schalkwijk, consultant bij Charco & Dique, over de belangrijkste wijzigingen.
Wat houden de richtsnoeren over de compliancefunctie in?
''Het doel van deze richtsnoeren is om er zeker van te zijn dat de Europese regelgeving die zich richt op financiële markten en haar deelnemers (zoals MiFID II) op consistente wijze wordt ingevuld, nageleefd en gecontroleerd,'' vertelt van Schalkwijk. Hoewel richtsnoeren formeel geen kracht van wet hebben, dienen nationale toezichthouders en deelnemers op de financiële markten zich op grond van de Europese regelgeving ‘tot het uiterste in te spannen’ om aan deze richtsnoeren te voldoen.
De door ESMA afgegeven richtsnoeren bestaan uit twaalf specifieke richtsnoeren verdeeld over drie thema’s. Deze thema’s zijn:
- Verantwoordelijkheden van de compliancefunctie (richtsnoer 1 tot en met 4);
- Organisatorische eisen aan de compliancefunctie (richtsnoer 5 tot en met 11);
- Beoordeling van de compliancefunctie door nationale toezichthouders (richtsnoer 12).
Elk van deze twaalf richtsnoeren dekt een ander onderwerp af waarbij per onderwerp eerst het algemene principe wordt omschreven en daarna verschillende concrete, inhoudelijke bepalingen worden neergelegd. Sommige van deze bepalingen zijn vrij ‘principle based’ en algemeen, andere zijn juist ‘rule based’ en gedetailleerd.
Wijzigingen in nieuwe richtsnoeren
De nieuwe richtsnoeren betekenen volgens Van Schalkwijk geen wezenlijke verandering op de oude richtsnoeren. ''Er wordt vooral veel meer verdieping en verduidelijking aangebracht. De enige belangrijke wijzigingen hebben betrekking op de richtsnoeren rondom de rapportageverplichtingen van de compliancefunctie, en de toevoeging van een extra richtsnoer over de kwaliteiten waarover de compliancefunctie moet beschikken,'' vertelt hij.
Nieuw richtsnoer 6: kennis, kunde en expertise compliancefunctie
Naast de kleinere wijzigingen is er aan de bestaande elf richtsnoeren een extra richtsnoer toegevoegd. Het nieuwe richtsnoer 6 bevat guidance op het gebied van de kennis, kunde en expertise van de compliancefunctie en de autoriteit van de compliancefunctie.
De richtsnoeren zien dus vooral op de kwaliteiten waarover de compliancefunctie moet beschikken. Met betrekking tot kennis en expertise wordt bijvoorbeeld gesteld dat de compliancefunctie minimaal kennis moet hebben van MiFID II en de gedelegeerde verordeningen die daaronder hangen. Daarnaast moet de compliancefunctie ook op de hoogte zijn van nationale wetgeving en guidance van de ESMA en nationale toezichthouders. Om deze kennis op peil te houden moeten de Compliance Officer en de compliance afdeling op regelmatige basis trainingen volgen.
Met betrekking tot autoriteit stellen de richtsnoeren dat de rol van de compliancefunctie kan worden vastgelegd in het beleid van de onderneming.
Aangepast richtsnoer 3: rapportageverplichtingen
Waar de richtsnoeren uit 2012 slechts op hoofdlijnen de rapportageverplichtingen uiteenzette, gebeurt dat in de herziene richtsnoeren met veel meer detail. Ook is er meer structuur aangebracht in de verplichtingen. De rapportageverplichtingen worden nu opgesplitst in vijf categorieën:
- algemeen;
- wijze van monitoren en reviewen;
- bevindingen;
- ondernomen acties;
- overige.
Als voorbeeld van punten die in het nieuwe richtsnoer zijn opgenomen, noemt Van Schalkwijk de rapportage rondom klachten van cliënten en hoe hiermee wordt omgegaan. ''Bij veel voorkomende klachten van cliënten moet nu bijvoorbeeld ook bekeken worden of die resulteren in compliance risico’s.''
Dit is een artikel van Charco & Dique.