De klok tikt door. Voor bedrijven, overheden, verenigingen en andere organisaties is het belangrijk om tijdig maatregelen te nemen. Vanaf februari 2014 zijn betalingen namelijk alleen nog maar mogelijk met het langere rekeningnummer IBAN. En gebruikt iedereen de Europese (SEPA-) standaarden voor betaalmiddelen als overschrijvingen en incasso’s. Dit heeft consequenties voor bijvoorbeeld de administraties, systemen en software van bedrijven. Deutsche Bank komt met 4-stappenplan implementatie SEPA.
Stap 1 Informeren
Op de website ‘Over op IBAN’ vindt u alle informatie over het IBAN en de overstap. Via de impact- check voor bedrijven op deze site kunt u vaststellen hoe groot de impact is op uw organisatie en of het noodzakelijk is om een speciaal projectteam op te zetten. Het is in ieder geval van belang om zo snel mogelijk te bepalen wie er in uw organisatie verantwoordelijk is voor de overstap naar SEPA. De verantwoordelijke kan dan bij andere bronnen en uw toeleveranciers informatie inwinnen over het IBAN, SEPA en de overstap.
Stap 2 Inventariseren
Inventariseer welke SEPA-updates voor uw onderneming van toepassing zijn, voor zaken als overboekingen, incasso’s en rapportages. Zo krijgt u duidelijk inzicht in de te nemen stappen en kunt u een budget en planning opstellen voor uw SEPA-update. Kijk ook naar de mogelijkheid voor eventuele verdere optimalisatie van uw bedrijfsprocessen, om zo het meest uit uw SEPAupdate te halen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Boekhoudprogramma
- ERP-software
- Salarisadministratie
- CRM-systeem
- HR-systeem
- Briefpapier
- Kantoordrukwerk
Stap 3 Implementeren
Voer de benodigde SEPA-updates door in uw systemen en processen. Mogelijk heeft u hierbij ondersteuning nodig van externe leveranciers, zoals IT-experts. Plan tijdig de nodige capaciteit in en reserveer tijd om de doorgevoerde updates uitvoerig te testen. Houd hierbij rekening met de volgende fases:
- Projectplanning maken
- (Externe) capaciteit regelen
- Testfase opzetten
- Monitoring en rapportage
Stap 4 SEPA-proofcheck
Check tijdig of uw bedrijf volledig SEPA-proof is. Test alle bedrijfsprocessen en systemen, zowel apart als in het grotere geheel. Verzeker uzelf ervan dat alles naar behoren functioneert en dat uw bedrijf ongehinderd kan blijven opereren na de definitieve overstap op IBAN-betalingsverkeer. Begin dus tijdig met stap 1. Zo benut u dit jaar optimaal en haalt u het meest uit uw SEPA-update.
SEPA: Betalingsverkeer opnieuw uitgevonden
Alle eurobetalingen in Europa verlopen met ingang van 1 februari 2014 op dezelfde manier. Dat is het doel van Single Euro Payments Area, kortweg SEPA. SEPA is een initiatief van de gezamenlijke banken in Europa en maakt het betalingsverkeer eenvoudiger. Geen aparte regels meer voor elk land, maar voor alle landen dezelfde voorwaarden, rechten en verplichtingen. SEPA omvat overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen die te gebruiken zijn voor binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen in heel Europa.
Volgens Thomas de With, managing director GTB, is SEPA een gamechanging event. De implementatie vraagt om grote inspanningen van zowel de banken als hun klanten. De With: “Wij zijn er klaar voor. Maar tal van bedrijven moeten de slag nog maken. Wat je ziet - niet alleen in verband met SEPA, maar over de gehele breedte - is dat bedrijven, veel nadrukkelijker dan voor de crisis, kijken naar de lange termijn. Stel dat een middelgrote onderneming zijn cashmanagementsysteem wil veranderen, een ingrijpende operatie. Dat bedrijf verwacht van ons dat we ook na de implementatie blijven investeren in het nieuwe systeem. Die afweging telt zwaar voor bedrijven bij de keuze van hun bankrelaties. Ze betalen liever iets meer voor een betrouwbare bank dan dat ze het risico lopen dat een bank, om wat voor reden dan ook, niet langer wil of kan investeren in nieuwe producten en systemen.”
Deutsche Bank helpt bedrijven bij de voorbereiding op de invoering van SEPA. “Samen met de klant ontwikkelen we de optimale SEPA-structuur”, legt De With uit. Aan elk detail wordt gedacht. Er is een handboek gemaakt en een SEPA-iBook. We geven bovendien workshops, zodat klanten op al hun vragen een helder antwoord krijgen. Op iedere i moet de juiste punt staan. Daar moet je als bank alle aandacht voor hebben.”