Kagan Koktas is bij de Volksbank manager van het team Integrated External Reporting binnen de afdeling Accounting, Reporting & Control. Het team is verantwoordelijk voor alle externe reporting. Samen met een nieuw management team werken ze aan een kanteling binnen AR&C naar een meer data georiënteerde organisatie. Dit brengt op verschillende vlakken uitdagingen met zich mee. Banken.nl sprak met Koktas over zijn werkzaamheden en over ontwikkelingen binnen het werkveld.
Kagan, je bent sinds 1 juni manager van het team Integrated External Reporting. Waar is deze afdeling verantwoordelijk voor en wat is jouw rol?
Het team Integrated External Reporting (IER) binnen de afdeling Accounting Reporting & Control (AR&C) is verantwoordelijk voor het uitbrengen van alle externe rapportages. Zowel externe verslaggeving, zoals het (half)jaarverslag als toezichthouder-rapportages. Wij stellen ze niet zelf op, maar coördineren het proces. Denk aan het reviewen van aangeleverde cijfers en teksten, checken van de consistentie tussen de verschillende rapportages en analyseren van de (ontwikkelingen in de) cijfers. Dé uitdaging voor onze afdeling is steeds meer tijd te hebben voor analyse en minder tijd te besteden aan het opstellen. Kort gezegd willen we van een rapportage-gedreven omgeving naar een ‘Data & Analytics’-omgeving.
Ikzelf probeer bij te dragen aan deze transitie door de externe blik toe te voegen aan ons denkproces en onze analyses. Vanuit mijn ervaring bij Investor Relations heb ik een goed idee hoe onze cijfers overkomen op verschillende stakeholders. Als we dit op voorhand meenemen kunnen we het verhaal bij of achter de cijfers beter over het voetlicht krijgen.
Wat is het belang van nauwkeurige externe rapportages?
Externe rapportages moeten voldoen aan alle wettelijke verplichtingen en zijn daarnaast een weergave van hoe onze bank ervoor staat. Bijvoorbeeld informatie over onze balans, het resultaat, solvabiliteit en liquiditeit. Maar juist bij de Volksbank zijn niet-financiële resultaten zoals de voortgang op onze doelstellingen op het gebied van een duurzame balans of financiële weerbaarheid van klanten enorm belangrijk. Deze informatie is voor alle stakeholders van onze bank van belang. Randvoorwaarde is dat de informatie in al onze externe, én interne rapportages nauwkeurig is.
Wat is de invloed van toezichthouders op jullie werkzaamheden?
Het werk op het gebied van ‘regulatory reporting’ is enorm toegenomen. We zijn van een nationale naar een Europese toezichthouder gegaan, dat maakt alles iets complexer. En uitdagender. Daarnaast zien we dat de toezichthouder steeds meer granulaire data - data op leningniveau - uitvraagt. We zullen dus steeds meer data- en analyse-gedreven moeten werken. Ons werk ligt daardoor steeds meer op het snijvlak van Finance en IT.
De Volksbank is een bank die onder auspiciën van de Staat valt. Is externe rapportage in jouw ogen belangrijker dan bij volledig geprivatiseerde banken en zo ja, waarom?
Vanuit wet en regelgeving moeten alle banken aan eisen voldoen, ongeacht of je geprivatiseerd bent of niet. Zoals ik al eerder aanstipte heeft de Volksbank als missie bankieren met de menselijke maat. Daarbij zijn gedegen externe rapportages van belang om al onze stakeholders voldoende informatie te geven over de voortgang van de bank bij het behalen van al onze strategische doelen. Financieel en niet-financieel.
Kun je iets zeggen over automatisering en robotisering bij de Volksbank?
Simpel gezegd: we kunnen niet zonder. De meeste bronsystemen hebben een interface naar het grootboek voor het maandelijks afsluitproces. Een robot helpt bij de verwerking van standaard journaalposten, zoals dagafschriften. Bij het opstellen van de externe rapportages gebruiken we een consolidatiepakket en een pakket om het jaarverslag op te stellen en op te maken. Bij het proces van diverse toezichtrapportages zijn veel databases en bronsystemen betrokken omdat veel detailinformatie moet worden gerapporteerd. Hiervoor hebben we specifieke rapportagepakketten en rekentools, zogenaamde calculation engines. De uitdaging, overigens voor álle afdelingen binnen de Volksbank, is om al die data meer vanuit één bron te laten komen.
Jullie werken binnen de afdeling Accounting, Reporting & Control aan de kanteling naar een meer data-georiënteerde organisatie. Wat betekent dat voor de dagelijkse gang van zaken?
Afgelopen jaar is gekozen voor een meer toekomstbestendige indeling met o.a. de teams Data & Analytics, Business Review & Advisory en Integrated External Reporting. Als basis hadden we de Arc de Triomphe in Parijs voor ogen. Hij staat op een enorme rotonde waar alle grote avenues op uitkomen. Zo zien wij de afdeling ‘Finance’ ook: de plek waar data samenkomt. Onze naam ARC is dus niet helemaal toevallig. We zijn continu bezig met het nadenken over hoe we onze processen slimmer kunnen aanpakken. Niet steeds het wiel opnieuw uitvinden, maar kijken hoe je met dezelfde databak zoveel mogelijk rapportages kunt opstellen.
De Volksbank heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Hoe krijg je daar performance data over en is dat soort data wel te kwantificeren?
Dat is een goed punt. Niet alles waar de Volksbank naar streeft kun je altijd kwantificeren. Ons uitgangspunt is dat dezelfde eisen gelden voor onze niet-financiële performance indicatoren als voor de financiële performance indicatoren. Bijvoorbeeld voor onze doelstelling op het gebied van een 100% klimaatneutrale balans in 2030. De Volksbank (ASN Bank in dit geval) heeft samen met een extern bureau een hele methodiek ontwikkeld hoe je de klimaatneutraliteit van een balans berekent. De data die daaraan ten grondslag ligt vragen we elke periodiek op aan de hand van deze methode. Waar mogelijk blijven we de methode verbeteren.
Tot slot, er is veel vraag naar financieel specialisten. Waarom heb je gekozen om bij de Volksbank te werken?
Wat het leuk maakt om bij de Volksbank te werken is dat het een bank is met 4 merken, ASN Bank, BLG Wonen, RegioBank en SNS, is die dezelfde missie delen: Bankieren met de menselijke maat. Je merkt dat collega’s dit dan ook dagelijks in de praktijk proberen te brengen. Het zit echt in de cultuur van onze organisatie. Daarnaast heb ik het gevoel dat de bank groot genoeg is (met een balanstotaal van €60mrd) om mee te doen met de grote drie banken, maar klein en simpel genoeg om het overzicht te behouden. Dat overzicht met name maakt mijn werk leuk en compleet. Ik heb nooit het gevoel dat ik bezig ben met een deelrapportage van een deelrapportage.