Op het gebied van Know Your Customer, Customer Due Dilligence en Transactie Monitoring is de afgelopen jaren een grote inhaalslag gemaakt in de financiële sector, maar zijn er ook miljarden euro’s uitgegeven aan het op orde brengen van achterstanden op dit dossier. Na jaren van herstel zijn de grotere spelers in een stabiele fase beland waar ruimte bestaat voor een meer vooruitstrevende manier van werken.
Het is nu aan de kleinere poortwachters van het financiële systeem om te voldoen aan de steeds strengere wet- en regelgeving binnen dit domein. Wat hebben we geleerd in de afgelopen jaren, wat kan nog verbeterd worden en hoe kunnen ook andere partijen zoals vermogensbeheerders, verzekeraars, advocaten, notarissen en accountants hiervan profiteren om KYC/AML duurzaam onderdeel te maken van de dagelijkse bedrijfsvoering?
Gebruik opgedane kennis en ervaring; focus op datakwaliteit, goede technische ondersteuning en een risico gebaseerde aanpak
Know Your Customer (KYC) is inmiddels niet meer weg te denken uit onze moderne samenleving. Een gedegen KYC- proces omvat het identificeren, verifiëren en het reviewen van klanten en transacties, met als doel het voorkomen van witwassen, terrorismefinanciering en schending van sanctiewetgeving. In de race naar compliance, de druk vanuit toezichthouders en de combinatie met grote achterstanden bestond de afgelopen jaren weinig ruimte om te starten met een gedegen duurzame aanpak.
Inmiddels is duidelijk dat een toekomstbestendige inrichting begint bij een solide basis: actuele klantgegevens die doorlopend up–to-date worden gehouden. Vanuit daar wordt bepaald welke integriteitsrisico’s spelen bij de verschillende klantgroepen om vervolgens gedifferentieerde controles per groep in te richten.
Het is van belang deze risico gebaseerde aanpak stevig te verankeren in het beleid en de procedures, om het risico op non-compliance af te dekken en vervolgens de vertaalslag te maken naar praktisch toepasbare werkinstructies.
Ten aanzien van techniek is een gedegen workflow systeem met mogelijkheden voor digitale klantbenadering een must, optioneel aangevuld met de inzet van slimme algoritmes. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat specialisten zich uitsluitend nog hoeven te richten op echte risico’s.
Leren en ontwikkelen; investeer in specialisten, ze zijn nodig!
De duizenden vakmensen die alleen in Nederland al ingezet worden om de meest complexe KYC- werkzaamheden goed en efficiënt te kunnen uitvoeren, behoren centraal te staan in een volwassen KYC-organisatie. Investeren in zowel de mens als in kennis, met daarbij passende technologie, wordt de norm.
Waar technologie de effectiviteit, maar ook het werkplezier van de KYC-specialisten in de sector vergroot, borgt een volwassen Learning & Development capability dat de juiste mensen gebonden en behouden worden. De groeiende nadruk op leren en continue (door)ontwikkelen en de erkenning van het belang van dit specialistische vakgebied binnen Wwft-instellingen, is een frisse wind die waait door het KYC-landschap.
Door middel van professionele opleidingen, interactieve en realistische casestudies en gerichte coaching kunnen medewerkers, specialisten en andere belangrijke stakeholders worden uitgerust met de juiste kennis en vaardigheden om effectief en efficiënt risico’s in te schatten.
Delta Capita investeert in het aantrekken en behouden van getalenteerde mensen in dit vakgebied en is zo in staat solide KYC-teams op te bouwen voor een breed scala aan vraagstukken.
Een gespecialiseerde KYC Academy die vakmensen ondersteunt en voedt met de laatste ontwikkelingen heeft een aantrekkende werking op de specialisten in dit vakgebied. Daarnaast faciliteert onze in-house Academy op een laagdrempelige manier het gesprek tussen verschillende partijen in deze sector die worstelen met uitdagende KYC-vraagstukken.
Een duurzaam KYC-servicemodel: de kracht van het collectief
De alsmaar verdere aanscherping van wet-en regelgeving in het KYC- vakgebied is een gegeven. De druk op organisaties die Wwft plichtig zijn blijft groeien en daarmee is een collectieve aanpak noodzaak. Steeds meer financiële instellingen en andere partijen onder de Wwft gaan proactief de dialoog aan over hoe ze een toekomstbestendig en duurzaam KYC-service model kunnen integreren in hun kernactiviteiten, of daarnaast laten bestaan.
Samenwerking en kennisdeling zijn de sleutels tot vooruitgang in een sector die voortdurend verandert onder de druk van externe factoren, maar het gebeurt nog te weinig. Met het oog op de aanzienlijke kosten die compliance naleving met zich meebrengt, is een slimmere werkwijze en de inzet van specialistische kennis essentieel.
Zorg als sector voor een uniforme benadering wanneer het gaat over sectorspecifieke risico’s en de daarbij horende aanpak. Technologie kan ingezet worden om in samenwerkingsverband bepaalde gegevens open te stellen en uit te wisselen binnen de kaders van privacywetgeving.
Vervolgens kan dan ook de beweging gemaakt worden naar een wereld waar financials zich weer focussen op kernactiviteiten. Dit kan bereikt worden door verantwoordelijkheden op het gebied van KYC/AML samen te brengen, bijvoorbeeld in een nieuwe organisatie en aangestuurd door een specialistische derde partij. Een dienstverlening met gedeelde verantwoordelijkheid en een gezamenlijke missie. Een collectieve aanpak die de integriteit van het financiële stelsel bevordert en actief bijdraagt aan onze samenleving.
Een artikel van David Zwarts (Head of Academy) en Tom van Els (Head of KYC Services) van Delta Capita Benelux.
Meer AML-gerelateerd nieuws is te vinden op de AML-themapagina van banken.nl.