Automatiseren of handmatige processen: welke KYC-strategie past bij jouw bedrijf?

15 september 2025 Banken.nl

De financiële sector staat onder grote druk om zorgvuldig te voldoen aan wet- en regelgeving rondom witwassen en terrorismefinanciering. Niet voor niets moeten banken, verzekeraars, betaalinstellingen, accountants en trustkantoren voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de Wwft). Een gedegen klantonderzoek is daar een belangrijk onderdeel van: het zogenoemde Know Your Customer (KYC) proces. Een correct en efficiënt klantacceptatieproces ligt aan de basis van het KYC-proces.

In dit artikel behandelt Ruben Wooldrik, expert in compliance-automatisering bij Company.info, de keuzes tussen geautomatiseerde en handmatige processen en hij biedt handvatten om te bepalen welke aanpak het beste bij jouw organisatie past.

Wanneer kies je voor handmatige processen?

Bij een handmatig klantacceptatieproces voeren medewerkers alle onderzoeken stap voor stap uit door zelf alle benodigde informatie op te zoeken en in te voeren in verschillende systemen. Via de Kamer van Koophandel worden bijvoorbeeld uittreksels opgevraagd en er wordt op verschillende sanctielijsten gekeken of de organisatie of betrokken personen daarop vermeld staan. Voor organisaties die slechts enkele klantonderzoeken per jaar uitvoeren, zoals een niche-investeerder of een kleiner accountantsbedrijf, kan een handmatig proces voldoende zijn.

Wanneer je kiest voor een handmatig proces zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:

Zorg voor een standaardproces zodat iedereen weet hoe en wanneer bepaalde onderzoeken gedaan moeten worden.
Gebruik een online portal voor bedrijfsinformatie om klantonderzoeken te doen. Daarin vind je alle relevante bedrijfsinformatie van alle bedrijven in Nederland overzichtelijk op één plek. Je achterhaalt daardoor makkelijk de eigendomsstructuur en de UBO van een organisatie en voert in een paar klikken compliance checks uit. Voor vastgoedbedrijven die een aantal onderzoeken per jaar uitvoeren, is een portal een kostenefficiënte oplossing om het compliance proces te professionaliseren en tijd te besparen.
Sla documenten en resultaten van onderzoeken op een centrale plaats op, zodat bij een audit eenvoudig kan worden aangetoond dat er compliant gewerkt wordt.

Klantonderzoek en andere compliance processen handmatig uitvoeren heeft wel een aantal nadelen:

Het kost relatief veel tijd, omdat je alle informatie handmatig opzoekt en controleert.
De kans op fouten is groter, zeker bij repetitieve taken.
De dossiervorming en audit trail handmatig bijhouden is lastig.

De gevolgen van gemaakte fouten kunnen groot zijn. Denk aan boetes vanwege gebrekkige dossiervorming tot reputatieschade als een klant die zich met criminele activiteiten bezighoudt toch wordt geaccepteerd.

Wanneer kies je voor automatiseren?

Als het aantal onderzoeken dat moet worden uitgevoerd toeneemt, maar bijvoorbeeld ook wanneer je die klanten continu wilt monitoren, dan is een handmatig proces niet langer toereikend. Automatiseren is dan nodig om het werk behapbaar te houden.

Het automatiseren van compliance processen heeft meerdere voordelen:

Het bespaart tijd en minimaliseert de kans op fouten.
Eenvoudige dossiervorming; alle nodige documenten worden centraal opgeslagen en zijn eenvoudig toegankelijk.
Een volledig inzichtelijke audit trail; welke onderzoeken wanneer en door wie zijn gedaan – en wat de uitkomsten daarvan waren – worden automatisch vastgelegd.

Er zijn verschillende mogelijkheden om compliance processen te digitaliseren en te automatiseren. Eén daarvan is het gebruik van KYC software. Daarmee zoek je de juiste organisatie op en de KYC-workflow start vervolgens automatisch: UBO bepalen en verifiëren, check op PEP check, adverse media check, check op sanctielijsten, risicocategorie vaststellen, dossier maken en de cliënt na acceptatie reviewen. Doordat dit binnen één oplossing wordt uitgevoerd, breng je de tijd die je kwijt bent aan het onderzoeken van 1 klant terug naar slechts minutenwerk.

Wanneer je dagelijks klantenonderzoek doet en wanneer je een continu proces wilt inrichten in je eigen systemen, zijn compliance check API’s en UBO API’s een betere oplossing. In dat geval haal je alle benodigde bedrijfsinformatie op in je systemen en worden alle onderzoeken automatisch voor je gedaan. Alle resultaten worden vervolgens ook in jouw eigen systeem opgeslagen.

Handmatig werken of automatiseren; waar kies je voor?

Als je een keuze wilt maken voor het al dan niet automatiseren van compliance processen zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden.

Schaalgrootte: Hoeveel klantonderzoeken voer je uit? Kost het te veel tijd? Is het lastig om het overzicht te bewaren? Doe je jaarlijks enkele onderzoeken? Overweeg dan een handmatig proces, ondersteund door een online portal voor bedrijfsinformatie. Bij een maandelijkse frequentie ben je met een op zichzelf staande KYC-tool geholpen en bij wekelijkse of dagelijkse onderzoeken zijn API’s juist de beste oplossing.
Type dienstverlening: Is jouw business gericht op langdurige relaties, zoals het verstrekken van bankrekeningen, verzekeringen, vermogensbeheer of trustdiensten? Of juist op eenmalige transacties, waaronder een kredietverstrekking of bellegingsproduct met een korte looptijd? Bij eenmalige transacties is eenmalig klantonderzoek vaak voldoende. Bij een langere relatie is continu/proactief monitoren aan te raden. Overweeg in dat geval compliance te automatiseren.
Beschikbare middelen: Hoeveel technische capaciteit is er in huis? En hoeveel budget is er beschikbaar om te automatiseren? Is de capaciteit beperkt? Overweeg dan een online portal voor bedrijfsinformatie of een KYC software tool. Voor deze tools is geen technische implementatie nodig. Voor het gebruik van API’s is wel technische capaciteit nodig.

Start met inzicht en overzicht

Om te kunnen bepalen of een handmatig of geautomatiseerd proces het beste bij jouw organisatie past is inzicht en overzicht nodig. Breng in kaart hoeveel onderzoeken je per jaar uitvoert en vooral ook hoeveel tijd het vergt van medewerkers. Wanneer je automatisering overweegt, kijk dan of de juiste technische capaciteit in huis is. De antwoorden op deze vragen geven je een eerste indicatie van de mogelijkheid en noodzaak om te automatiseren.