DOC Advies implementeert DMS bij Rabo Bouwfonds
Onvoldoende overzicht waar documenten zich bevinden, het vele malen per dag op en neer lopen naar het centrale archief, lijvige papieren dossiers die veel kastruimte vragen.... Bouwfonds Fondsenbeheer en Bouwfonds Asset Management, onderdelen van Rabo Bouwfonds, wilden het anders en schakelde adviesbureau DOC Advies in ter ondersteuning van de invoering van elektronisch document management. Met als resultaat kwaliteitsverbetering van de dossiers op volledigheid en actualiteit.
Bouwfonds Fondsenbeheer zet zich in voor de financiering en herontwikkeling van maatschappelijk vastgoed, zoals monumenten, natuur en stedelijke vernieuwing. Bouwfonds Asset Management richt zich op het opbouwen, structureren en beheren van vastgoedportefeuilles voor particuliere en institutionele beleggers.
DOC Advies is in 2006 gestart met een vooronderzoek naar de toegevoegde waarde van een Document Management Systeem (DMS) en de impact die een DMS heeft op processen en organisatie. Na de pakketkeuze is begin 2007 gestart met de implementatie. Wij hebben de beheerorganisatie gerealiseerd, de documentaire structuur van het DMS samen met de gebruikers bepaald en de processen rondom het scannen en de distributie van documenten ingericht. We zijn gestart met een pilot, omdat deze de mogelijkheid biedt om het DMS op beperkte schaal te ervaren.
Voor DOC Advies lag na de adviesfase de nadruk op het aansturen van het projectteam en het ondersteunen van de gebruikersgroep. Het projectteam en de gebruikersgroep zijn samengesteld uit managers en medewerkers van de bedrijfsonderdelen. Zij zijn de eindgebruikers en zijn uitgedaagd mee te denken bij de inrichting en uitvoering. Op deze wijze geven de gebruikers zelf sturing aan de verandering.
De pilots zijn momenteel in volle gang en worden binnenkort geëvalueerd. Op basis van de evaluaties pakt DOC Advies samen met het projectteam de verbeterpunten op. In 2008 vindt de verdere uitrol gefaseerd plaats, met als einddoel een volledig ingevoerd en geaccepteerd Document Management Systeem binnen Bouwfonds Fondsenbeheer en Bouwfonds Asset Management.
Over DOC Advies
DOC Advies is in juni 2001 opgericht door Mark Elstgeest en Frank van Berkel. De naam DOC (Drivers Of Change) Advies staat voor het aanjagen van veranderingen, waarin ondanks de Engelse naam, toch het Nederlandse pragmatisme doorklinkt. DOC Advies is uitgebouwd tot een succesvol adviesbureau met circa 20 medewerkers in dienst en heeft de ambitie om uit te groeien tot zo'n 40 FTE in 2010.
