Drie jaar geleden is ABN AMRO begonnen met een project rondom Sourcing van hun HR. Een grote verandering, waarbij zij ervoor hebben gekozen kennis in te schakelen van Kirkman Company. Nico de Roo (ABN AMRO) blikt terug op het traject en de samenwerking met het adviesbureau.
Met het doel hun sourcingprocessen binnen HR te optimaliseren, besloot ABN AMRO zo’n 3 jaar geleden om een verbeterprogramma op te stellen. De centrale vraag van het project was: Hoe levert HR zijn diensten aan de business en hoe zou dat verbeterd kunnen worden? Door de complexiteit van het project, besloot de bank om externe ondersteuning te zoeken. Een aantal organisatie-adviesbureaus werd uitgenodigd om te pitchen, waaronder Kirkman Company. Na een uitgebreid beoordelingsproces viel de keuze op laatstgenoemde, volgens De Roo te danken aan de juiste klik tussen beide partijen.
De eerste fase van het project richtte zich op het verschaffen van inzicht in de verschillende HR diensten en de afnemers daarvan. Aan de hand van een zogeheten Sourcingtoets heeft het projectteam per domein de Sourcingmix in kaart gebracht. Vervolgens is per gebied bepaald hoe andere sourcingopties kunnen bijdragen aan de gestelde doelstellingen. Zo is bepaald welke HR-dienstverlening ABN AMRO zelf blijft doen, wat ze uitbesteden of wat ze in een samenwerkingsverband organiseren. Op basis van deze toets is na een uitgebreid accorderingsproces besloten een aantal domeinen anders te sourcen.
Na de ontwerpfase volgde de implementatiefase. Als gevolg van de grootte en complexiteit van ABN AMRO’s organisatie, kampte het projectteam met een groot aantal implementatie obstakels. “Tijdens dit project liepen we tegen 250 obstakels aan” licht De Roo toe. Het betrof met name juridische wetten en regels, maar ook kaders gevormd door de organisatiestructuur of inkoopafspraken. Door een proces van gap-analyse, prioritisering en uitrol, ondersteunt door project- en verandermanagement, werden de obstakels een voor een weggewerkt. De Roo: “Mede dankzij de expertise en ondersteuning van Kirkman Company zijn we in staat geweest om meer dan 230 van die regels en wetten weg te werken”.
Drie jaar later komt het einde van het project in zicht. Vanaf 1 januari 2014 zal het HR Sourcing project moeten bewijzen dat het de beoogde business case doelstellingen daadwerkelijk kan realiseren. Opdrachtgever De Roo kijkt tevreden terug op de samenwerking met Kirkman Company. “Dit samenspel is inspirerend geweest en heeft geleid tot een prachtig eindresultaat”.
Op de vraag wat de samenwerking zo succesvol maakte haalt De Roo drie punten aan. Ten eerste, Kirkman Company bracht overzicht en structuur aan in processen, bovendien konden ze de veranderprocessen begeleiden. Bovendien hadden de adviseurs van Kirkman de competentie om waar nodig een helikopter-view te hanteren. “Binnen ABN werken business analisten die de business goed begrijpen maar ook binnen hokjes denken, Kirkman Company kijkt juist over deze hokjes heen”. Tot slot benadrukt De Roo het belang van het ‘wij-gevoel’. Typerend voor de samenwerking was dat we het samen deden. Dit zorgde voor openheid, transparantie en het feit dat de partners op één lijn zaten gedurende het besluitvormingsproces.