ITDS ondersteunt pensioenverzekeraar bij transitie naar Wtp

Marcel Kievid, Perry van Caspel en Arnold Velthove zijn alle drie werkzaam bij ITDS. Ook werken ze alle drie op dezelfde opdracht bij een pensioenverzekeraar, waar ze de interne teams helpen met het treffen van de nodige voorbereidingen op de Wet toekomst pensioenen (wtp). Een gesprek over de complexe operatie en hun rol in het grotere geheel.

De opdrachtgever van ITDS was ruim op tijd begonnen met de voorbereidingen op de nieuwe pensioenwet. Er was een programma opgezet, diverse rollen waren toegewezen en de keuze voor een nieuw administratiesysteem was gemaakt.

“Alleen ontbrak het overzicht”, vertelt Kievid. Met andere woorden: het was voor de verzekeraar niet duidelijk wie waar mee bezig was, wat de status was van alle projecten en überhaupt of alles van de Wet toekomst pensioenen gedekt was. “Ze hadden behoefte aan een overzichtelijk totaalplaatje van de werkzaamheden en inzicht in waar de organisatie zich bevindt in het proces.”

Het managementteam dacht daar precies hetzelfde over en zodoende werd ITDS aan boord gehaald om een eerst stap te zetten in het verkrijgen van het gewenste inzicht. “We voerden de ITDS Pensioenakkoord Scan uit”, vertelt Van Caspel. “Met deze scan kunnen we bij organisaties precies in kaart brengen wat er nog moet gebeuren voor de nieuwe pensioenwet, waar kansen liggen en waar bottlenecks kunnen ontstaan.”

Kievid vult aan: “Hoe eerder je dit in kaart brengt, hoe eerder je gericht te werk kunt gaan. Want na de scan komen organisaties er vaak achter dat ze tóch niet alles op orde hebben. Het is een echte eye-opener. Maar wel een die belangrijk is voor de voortgang van het hele project. We bieden de organisatie namelijk een totaaloverzicht van alle werkzaamheden, waardoor ze precies weten welke richting ze op moeten.”

De routekaart

De eerste stap die Kievid en Van Caspel zetten was het maken van een uitgebreide inventarisatie van de bestaande aanpak. “Aan de hand van drie workshops, met stakeholders van buiten en binnen de organisatie, hebben we onderzoek gedaan naar de voortgang van de voorbereidingen”, legt Van Caspel uit.

“We hebben hierbij gekeken naar verschillende facetten, zoals: Zijn alle elementen van het pensioenakkoord bekend? Is het duidelijk bij wie welk onderdeel is belegd? Wat is de voortgang van elk project?” Aan de hand van deze informatie kunnen we elk element van het pensioenakkoord een score geven. Die score bepaalt de status van elk element. Zo weet de pensioenverzekeraar precies waar ze nog gas bij moeten geven en waar ze al goed op weg zijn.”

De resultaten van het onderzoek zijn samengevat in een rapportage. Ook is een dashboard gemaakt waarop ze bij de pensioenverzekeraar de status van elk element kunnen monitoren. “Het dashboard biedt een uitgebreid overzicht van alle elementen van het pensioenakkoord. Gedurende het hele traject kunnen ze de voortgang blijven monitoren. Daarnaast hebben we inzichtelijk gemaakt welke mensen nog waar nodig zijn”, aldus Van Caspel.

Orde scheppen in de pensioenchaos

De verzekeraar had sindsdien een helder inzicht in wat er nog moet gebeuren voordat de nieuwe pensioenwet in werking treedt. En wat bleek? Een omvangrijke veranderopgave stond de verzekeraar te wachten. Met het oog op de complexiteit hiervan werd besloten om een zware projectmanager verantwoordelijk te maken voor het geheel.

Opnieuw kwam de verzekeraar uit bij ITDS. “Ikzelf was al een tijdje werkzaam bij de pensioenverzekeraar, als projectmanager op een ander project. Met mijn ervaring binnen de organisatie en mijn kennis van pensioenprojecten, werd mij gevraagd om het programma te leiden”, vertelt Velthove.

Als projectmanager bewaakt hij het overzicht over het programma. Velthove houdt de voortgang in de gaten, zorgt dat de planning wordt gehaald, onderhoudt het contact met externe partijen en is het aanspreekpunt voor alle afdelingen. “Naast deze werkzaamheden kunnen medewerkers ook bij mij terecht voor issues en uitdagingen. Hiermee breng ik een stuk structuur aan in het programma”, legt Velthove uit.

Het grotere geheel

Doordat de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel veel van de organisatie vraagt, heeft de pensioenverzekeraar besloten het programma op te delen in twee delen: het Wtp-programma waar Velthove werkzaam is (dit onderdeel focust zich op de uitrol van de nieuwe pensioenwet) en het Wave-programma, dat zich focust op de implementatie van het nieuwe administratiesysteem en alles wat daarbij komt kijken.

“Tussen de twee programma’s moet continu worden samengewerkt. Het Wtp-programma is namelijk verantwoordelijk voor het aanleveren van de input, die het Wave-programma vervolgens implementeert in Plexus, het nieuwe administratiesysteem. Doordat de twee programma’s met elkaar verweven zijn, is het logisch dat ik als aanspreekpunt voor beide programma’s fungeer. Zo kunnen we de best mogelijke samenwerking realiseren.”

Uitdagingen

De nieuwe Wet Toekomst Pensioenen zal impact hebben op tal van processen en afdelingen binnen organisaties. Dat maakt het stakeholdersveld relatief groot. “In mijn rol als projectmanager ben ik continu bezig met stakeholdermanagement”, geeft Velthove aan.

Volgens hem vormt dit een essentieel onderdeel van het laten slagen van complexe projecten. “Je moet mensen die een belang hebben bij het project doorlopend op de hoogte houden van de voortgang en de ontwikkelingen en wat van hen verwacht wordt. Voor stakeholders die een actievere bijdrage leveren aan de transitie: je moet mensen kunnen blijven motiveren om zich in te zetten voor het programma.”

Een andere uitdaging die niet alleen de ITDS-projectmanager aangaat is de overname van een andere pensioenorganisatie door de verzekeraar. “De samensmelting met deze pensioenorganisatie is een belangrijke factor waar rekening mee moet worden gehouden in dit proces. Hoewel de fusie nog niet in gang is gezet, moet natuurlijk wel al worden nagedacht hoe hiermee wordt omgegaan”, legt Velthove uit.

Daarbij speelt er nog een andere essentiële factor die kan zorgen voor uitdagingen: de samenwerking tussen de business van de pensioenverzekeraar, het implementatieteam en de softwareleverancier (Plexus is een oplossing van Keylane). “Het is enorm van belang dat de samenwerking tussen deze drie groepen goed verloopt en het systeem naar wens wordt opgeleverd”, benadrukt Velthove.

Klaar voor de nieuwe pensioentoekomst

Rekening houdend met al deze afhankelijkheden en uitdagingen, wordt er hard gewerkt aan het halen van de planningen, zodat de pensioenverzekeraar de klant de best mogelijke dienstverlening kan aanbieden. “De markt is afwachtend en de kans is groot dat veel werkgevers uitstelgedrag gaan vertonen. Desondanks zijn ze bij de pensioenverzekeraar actief bezig om een flexibele pensioenregeling te realiseren.”

“Door middel van input uit de markt hebben we duidelijk in beeld wat er van de nieuwe gebruiksomgeving wordt verlangd. Gebruiksvriendelijkheid staat hierbij voorop. Met Plexus hebben ze daarbij een goed systeem in handen dat klantgericht datamanagement mogelijk maakt”, verzekert Velthove.

“Door deelnemers daarnaast van kraakheldere communicatie te voorzien stevenen we af op een succesvolle transitie. Het is mooi om te zien hoe we als ITDS hieraan een bijdrage kunnen leveren”, besluit hij.

Meer pensioengerelateerd nieuws is te vinden op de pensioen-themapagina van banken.nl.