Nederlandse banken hebben de afgelopen jaren veel geld verbrand in hun strijd tegen financieel economische criminaliteit. Toch is de beeldvorming banken nog niet echt gunstig gezind, ondanks alle inspanningen. Veel werk had betrekking op dossiers uit het verleden, maar tegelijkertijd is gewerkt aan het opzetten van een strategisch raamwerk voor de toekomst. Om de stap naar volwassenheid te kunnen maken moeten banken werken aan herinrichting van het datamodel en toe naar meer systeemintegratie. Consultants Michel Witte en Ruben Velstra van Voogt Pijl & Partners lichten deze beweging toe.
Banken hebben in de laatste paar jaren veel medewerkers geworven om zich de toezichthouders van het lijf te houden. Dat heeft er wel toe geleid dat het steeds moeilijker is geworden om nog nieuwe mensen te vinden, om meerdere redenen. Alle goede bedoelingen ten spijt zijn de banken over het algemeen nog niet waar ze willen zijn en kampen ze vooral met negatieve effecten van het ingezette beleid.
“Die negatieve effecten uiten zich op verschillende manieren”, legt Michel Witte uit. “Ten eerste worden klanten belaagd met een uitgebreid administratief proces, niet per se omdat de bank dat wil maar omdat wet- en regelgeving dat vereist. Een tweede voorbeeld is de sterk toegenomen werkdruk voor analisten. De druk van binnenuit en van buitenaf om een onderzoek foutloos af te ronden is hoog, gekoppeld aan een magere pakkans. Ten slotte gaat er heel veel tijd zitten in laag-risico dossiers, waardoor slimme criminelen nogal eens door de mazen van het net glippen.”
Quantum leap
De kern van een transitie naar succesvolle bestrijding van financiële criminaliteit ligt volgens de consultants in een nieuwe benadering. In plaats van remediatie en optimalisatie moet de aandacht verlegd worden naar integratie en institutionalisering. Bij VP&P spreekt men van een ‘quantum leap’, ofwel een reuzensprong.
“Banken hebben inmiddels hun organisatiemodellen aangepast en de verschillende FEC activiteiten onder een eenduidige aansturing samengebracht. Als VP&P hebben we een zogeheten FEC-volwassenheidsmodel ontwikkeld, dat de verschillende stadia uitgebreid toelicht”, vertelt Witte.
De eerste twee stappen van het model gaat het veelal om project-gedreven beleid, aangejaagd door verplichtingen richting de toezichthouder op veelal korte termijn. Optimalisatie is de volgende stap. Plat gezegd is men erachter gekomen dat het echt een stuk efficiënter moet, willen de kosten niet de pan uitrijzen. Er vindt een slag in professionalisering plaats, via centralisering, de inzet van robotica en permanente leerprogramma’s voor specialistische teams.
In stap drie kan men gaan beginnen met het maken van de ‘quantum leap’. De stap van ‘Organisatie’ naar ‘Integratie’ vraagt enorme inspanningen, die bovendien het traditionele domein van FEC overstijgen. Tegenover grote inspanningen staan echter ook grote voordelen.
Drie uitdagingen voor reuzensprong
De uitdagingen die bij deze geweldige stap horen zijn in drie hoofdonderwerpen te verdelen, die zowel van elkaar verschillen als samenhang vertonen.
- Herinrichting van het datamodel. Traditioneel is het zo dat systemen van banken zijn ingericht op specifieke doelen. Afhankelijk van de werkzaamheden bevatten deze bijvoorbeeld informatie over klanten, over producten of over transacties. Velstra: “De consequentie daarvan is dat gegevens verspreid zijn over verschillende databases. Om toch een totaalbeeld van een klant te kunnen creëren, worden deze gegevens door aparte, losstaande, systemen bijeengebracht. Een dergelijke oplossing is echter beperkt houdbaar.”
De oplossing is volgens Velstra een zogeheten ‘data lake’. “Hierin zijn gegevens wel volgens een gestructureerde vorm worden opgeslagen, maar de relaties tussen die gegevens zijn vrijer dan bij een database. En die is opgezet volgens de huidige datakwaliteitseisen, maar ook flexibel genoeg voor de toekomst. Daarbij samenwerkend met klanten en alle relevante afdelingen bij het actueel houden van gegevens. Een actueel en zo compleet mogelijk klantbeeld is namelijk van grote waarde voor de hele bank. En niet alleen vanuit FEC optiek. Wanneer het datamodel goed is ingericht bestaat de mogelijkheid om een gecombineerd FEC klantprofiel te maken. Met dit gefundeerde totaalbeeld van de klant kunnen diverse afdelingen vanuit verschillende invalshoeken beter risico’s afwegen.”
- Systeemoptimalisatie en -integratie. Het aantal systemen en processen dat gebruik maakt van deze informatie moet naar beneden. “Kortom, alle relevante klantgegevens zijn privacy-bestendig, op één plek inzichtelijk en toegankelijk voor diegenen met de juiste autorisaties. Forse rationalisatie van het aantal in gebruik zijnde systemen is dan onvermijdelijk.
“Daarnaast moeten de mogelijkheden van nieuwe technologieën veel beter benut worden. Momenteel is de inzet daarvan nog te beperkt en gericht op het versnellen van de bestaande processen. Bijvoorbeeld door de inzet van Robotic Process Automation (RPA), workflow-systemen en het automatisch toekennen van risicoclassificaties.” Machine learning en AI zijn een logische volgende stap, maar kunnen niet uitgerold worden zonder aan eerder genoemde randvoorwaarden voldaan te hebben.
- Strategiebepaling. In een omgeving die sterk aan het veranderen is, is voortdurende herijking van focus en prioriteiten essentieel. Velstra stelt: “Voor de juiste strategiebepaling is een ijkpunt noodzakelijk. Dit kan bij uitstek gevormd worden door een heldere doelarchitectuur. Voorgenomen veranderingen of transitiestappen kunnen dan getoetst worden op hun bijdrage aan deze doelarchitectuur. Een dergelijke opzet werkt met verleiding én verplichting”.
Belangen tussen afdelingen en bedrijfsonderdelen strijden voortdurend met elkaar om voorrang. Tegelijkertijd spelen op de achtergrond de overheid en de toezichthouder een rol. Dat kan bovendien leiden tot een nieuw speelveld, waar men zich tijdens de transformatie ook weer op aan moet passen. “Verlamming of een extreme focus op korte-termijn oplossingen liggen dan op de loer. En het is dus noodzaak scherp te blijven of de gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie nog steeds bijdragen aan de beoogde stappen.”
Institutionalisering
Het ideal doelscenario van de quantum leap is institutionalisering, waarbij FEC-afdelingen vervlochten raken met andere risk- en compliance-activiteiten binnen financiële instellingen. Hier profiteert men optimaal van herinrichting van bestaande datamodellen. Door deze herinrichting kan een automatische informatiestroom worden opgezet tussen interne systemen onderling, maar ook tussen interne en externe systemen, bijvoorbeeld die van toezichthouders. Tegen de tijd dat banken de vijfde stap van het model bereiken, kan gesproken worden van een holistische benadering van FEC-activiteiten.
Hoewel de banken de afgelopen jaren veel geïnvesteerd hebben, is dat geen reden om het de komende tijd rustiger aan te doen. Investeren blijft nodig volgens VP&P, vooral in technologie. Een klemmend advies daarbij is het inroepen van externe specialisten niet te schuwen. Bijvoorbeeld partijen die gespecialiseerd zijn in ‘onboarding’ of in machine learning. “Het combineren van ontwikkelende externe standaarden met het rationaliseren en aanpassen van interne systemen biedt de grootste kans op succes”, besluit Witte.