De plek van accounts payable binnen de bedrijfsstrategie

In zijn recent gepubliceerde blog over de rol van data en process mining binnen de financiële industrie, weidt Jan-Philipp Thomsen van Celonis uit over waarom bedrijven hun ‘accounts payable’ (AP)-afdeling onder de loep zouden moeten nemen, welke winst hier te behalen valt en waarom de afdeling niet langer als een ondergeschoven kindje in de financiële industrie gezien moet worden.

Zodra groeiende bedrijven de luxe hebben om een deel van hun werkzaamheden uit te besteden, brengen bedrijfsdirecties hun AP-afdeling, de tak die verantwoordelijk is voor de te betalen facturen, vaak onder bij andere ondernemingen. De openstaande rekeningen ziet men namelijk vaak als een noodzakelijk kwaad waar ze zo weinig mogelijk tijd en kapitaal aan willen besteden. Eigenlijk is dat zonde, want AP kan één van de afdelingen zijn waar je als onderneming geld kunt sparen, of zelfs een snelle directe kapitaalinjectie kunt halen.

Niet alleen groeiende bedrijven behandelen AP soms als hun minst favoriete kind, ook bedrijven die juist wat krapper zitten zien in AP een lastige kostenpost. Zij gaan op zoek naar manieren om de rekeningstapel zo goedkoop mogelijk weg te werken, en missen daarbij de creativiteit waarmee zij het proces veel waardevoller kunnen maken. Juist bedrijven waarbij elke euro goed besteed moet worden, zouden hun AP eens onder de loep moeten nemen. Waar valt winst te behalen?

Financieel eb en vloed

De bestedingsruimte van een onderneming is niet constant. Net na een omzetpiek zit je er als bedrijf wat ruimer bij, terwijl er na weken van seizoensdroogte minder kapitaal beschikbaar is. AP kan de cashflow helpen reguleren. Want de ene factuur is de andere niet, en de ene leverancier is tot méér flexibiliteit bereid dan de andere. Door betaling van je rekeningen uit te besteden aan een ander bedrijf, of door er intern geen aandacht aan te besteden, mis je die nuances en loop je kansen mis.

Als bedrijf ken je de pieken en dalen van je business, als het goed is. Door die inzichten te koppelen aan je accounts payable-afdeling, kun je een strategie op je inkomende rekeningen inzetten. Hierbij is de afweging altijd dat sneller betalen mogelijk tot korting leidt, terwijl een langere termijn duurder is maar je situatie – nu – wat flexibeler maakt. Heb je de komende weken je geld ergens anders voor nodig? Onderhandel en kom tot een langere betalingstermijn. Zit je nu wat royaler in je geld? Beloof een snelle betaling en geniet mogelijk van wat korting. Zo vergroot je gemakkelijk je marge en creëer je gemakkelijk extra kapitaal.

Monitoring noodzakelijk

Zulke stappen zijn alleen mogelijk met de implementatie van een AP-strategie. Die vraagt wel om focus en mankracht. Het volstaat in zo’n bedrijfsmodel niet langer om de rekeningstapel ‘first in, first out’ weg te werken. Gespecialiseerd personeel moet orde in de chaos scheppen. In plaats van een autonoom opererend ‘stukje’ van het bedrijf, wordt dit deel van de finance in alles een verlengstuk van de bedrijfsstrategie, in plaats van een puur uitvoerende instantie. Het AP-personeel moet constant monitoren of de richting waarin het bedrijf zich beweegt overeenkomt met hoe- en wanneer de rekeningen betaald worden.

Wilde je zo’n strategie vroeger uitrollen, dan had je daar veel meer personeel voor nodig, dat waarschijnlijk ook nog eens omgeschoold zou moeten worden. Automatisering zorgt ervoor dat dát niet langer hoeft. Met nieuwe zogenaamde ‘data mining’-software kunnen algoritmen bepalen én inzichtelijk maken wat per factuur de optimale betalingstermijn zou zijn. De software haalt data op (‘mining’) uit alle relevante bronnen, maakt die inzichtelijk en geeft je zo handvatten met je leveranciers in onderhandeling te gaan. De software verkleint bovendien de kans op menselijke fouten.

Metagegevens

Fouten in de betaling van inkooporders liggen vaak in mensenwerk. Soms komen aantallen in de factuur en invoice niet overeen, waardoor je honderd in plaats van tien producten betaalt. Soms worden inkooporders meer dan eens ingeboekt, wat tot dubbele betaling leidt. Hoe dan ook: dit komt vaak doordat de data over de gegevens, de zogenaamde metagegevens, (aantal producten, prijs, maar ook aantal facturen) nergens staan vastgelegd, behalve op een fysieke factuur, of als tekst in een e-mail.

“Het is tijd dat er voor accounts payable een nieuw tijdperk geïntroduceerd wordt. Eentje waarin CFO’s en hun teams toewerken naar een end-to-end intelligente laag, die KPI’s koppelt aan echt strategisch resultaat.”
_{– Jan Philipp Thomsen, Celonis}

Door ook die foutgevoelige meta-informatie bij mensen weg te nemen en aan software toe te vertrouwen, vergroot je als bedrijf je marge en efficiëntie. De computer neemt ze namelijk altijd mee in het dataproces, en geeft een melding zodra zaken niet overeenkomen. Het aannemen van extra personeel vergroot de mankracht, maar ook de kans op menselijke fouten. Het aankopen van de juiste software maakt verdere investeringen vaak overbodig, waardoor implementatie voor zowel kostenbesparing als margewinst kan leiden.

Een nieuw accounts payable-tijdperk

Het is tijd dat er voor accounts payable een nieuw tijdperk geïntroduceerd wordt. Eentje waarin CFO’s en hun teams toewerken naar een end-to-end intelligente laag, die KPI’s koppelt aan echt strategisch resultaat. Alleen zo kunnen de AP-afdelingen hun dagelijkse activiteiten uitvoeren én optimaliseren ten dienste van een bredere doelstelling en strategie. Door in dit nieuwe tijdperk te investeren in de juiste technologieën krijgen de afdelingen de controle en fine-tuning weer terug die zo nodig is om de juiste werkkapitaalimpact te realiseren. En alleen door accounts payable te integreren en op te nemen in de bedrijfsstrategie zal meer winst en minder kosten mogelijk zijn.

Een artikel van Jan Philipp Thomsen, VP Business Models & Enablement bij Celonis, een toonaangevende aanbieder van analytics software voor process mining,