Controle is goed - empowerment is beter

Groei is uiteindelijk het doel van elk bedrijf, of het nu gaat om een kleine onderneming of een multinational. Om dit doel te behalen is het zorgvuldig plannen van processen en werkwijzen van groot belang. De controlefunctie van een financiële afdeling wordt voor het opstellen en uitvoeren van die planning steeds belangrijker.

Vooral voor kleine bedrijven is de financiële planning nog een zwakke plek. Zij gaan vaak nog handmatig en niet-digitaal te werk en dit kost veel tijd en geld. Ook ontstaat er op deze manier een gebrek aan voldoende data inzichten, waardoor veel bedrijven de neiging hebben om een grove financiële planning te maken in plaats van een planning die zich richt op de toekomst.

De transformatie van de financiële afdeling

Bij financiën denken veel ondernemers waarschijnlijk aan winst- en verliesrekeningen, belastingaangiften, of de budgettering van een marketingcampagne. Kortom, ze zien het eerder als een administratieve last dan als een van de belangrijkste hulpmiddelen in het moderne bedrijfsleven.

Maar dit beeld is achterhaald. Vandaag de dag betekent financiën strategisch zakendoen. Finance professionals verzamelen in de eerste plaats zoveel mogelijk data (over winstverwachtingen, prijzen van grondstoffen, marktontwikkelingen en risico's) om te kunnen laten zien hoe het bedrijf ervoor staat. Op basis hiervan kunnen zij vervolgens ondernemers informeren, zodat zij onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

Empowerment, niet controleren

Met datagedreven financiële kennis voor besluitvorming komt een nieuwe taak van de financiële afdeling in beeld: het bieden van zichtbaarheid. Over het algemeen is het doel van controllers om het management te voorzien van alle inzichten die ze nodig hebben. Denk hierbij aan risicoanalyses, marktprognoses en prijzen voor productiegoederen. Zij controleren zo de financiële ontwikkeling van het bedrijf van bovenaf en focussen zich op mogelijke ontwikkeling in de toekomst.

Wellicht is het woord ’controleren’’ in deze context de verkeerde term. Het gaat hier immers minder om controle en meer om empowerment: het geven van zichtbaarheid en snelle feedback in een omgeving die tijdrovend en niet erg transparant is. Het doel is om ondernemers de best mogelijke beslissingen te laten nemen op basis van een grote hoeveelheid data.

Echter kunnen veel kleine bedrijven zich de luxe van een controlling-afdeling vaak niet veroorloven, omdat goede controllers vaak hoogopgeleide, zeldzame en daarmee dure werknemers zijn. Hierdoor slaan de meeste kleine bedrijven een uitgebreide controle van de financiën vaak over.

Transparantie en zichtbaarheid zijn cruciaal

Transparantie is van groot belang. Door middel van actuele data kunnen strategische finance-professionals continu een beeld vormen van de financiële situatie van een bedrijf. Ook legt deze zichtbaarheid de basis voor budgetten, winstprognoses, marktontwikkelingen en planningen voor (efficiënte) groei.

Toch is het creëren van transparantie voor veel Nederlandse mkb-bedrijven die handmatig te werk gaan niet gemakkelijk. Dit komt onder andere door grote bergen bonnetjes, geprinte facturen van medewerkers, papieren bestelbonnen en voorraadlijsten. Deze moeten vervolgens nog worden ingevoerd, vaak handmatig, in het boekhoudprogramma.

Naast dat dit proces veel tijd kost, is het ook zeer foutgevoelig. Een rekenfout of een nog niet ingediende declaratie ligt zo op de loer. Pleo deed onlangs een onderzoek onder senior beslissers bij Nederlandse mkb-bedrijven en hieruit bleek dat 30 procent maandelijks veel onkostenvergoedingen en facturen van werknemers te laat ontvangt. Nog eens 20 procent bevestigde dat dit een negatieve impact heeft op het vermogen van het financiële team om hun werk te doen.

Handmatig werk staat zorgvuldige financiële planning in de weg

Zelfs nadat data correct zijn ingevoerd, moeten ze nog worden omgezet in bruikbare resultaten. Dit is geen basis voor snelle, weloverwogen beslissingen en zo is het lastig om als financiële afdeling een duidelijk advies te geven.

Gelukkig zijn er digitale hulpmiddelen ontwikkeld voor mkb-bedrijven om altijd over actuele en volledige financiële data te beschikken. Financiële deskundigen kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken voor hulp bij de administratie, het uitgavenbeheer, de boekhouding en het voorraadbeheer. Deze hulpmiddelen zijn essentieel om een real-time overzicht te krijgen, omdat ze het verzamelen en verwerken van data automatiseren. Met slechts een paar klikken op de knop hebben besluitvormers toegang tot actuele financiële informatie.

Met volle kracht vooruit

In plaats van veel tijd besteden aan het verzamelen van data, kunnen bedrijven zich richten op het herkennen van potentiële besparingen en het signaleren van trends in financiële stromen.

Natuurlijk is dit niet controleren in de klassieke zin van het woord, maar dat is ook niet waar de meeste mkb-bedrijven behoefte aan hebben. Zij hebben transparantie, duidelijkheid en efficiëntie nodig, net als altijd actuele en correcte data. Daarnaast hebben ze behoefte aan praktische aanbevelingen om eindelijk vooruit te kunnen plannen.

Een artikel van Eilika Regenbrecht, Country Lead Nederland bij Pleo.