Een pensioenadministratiesysteem implementeren. Maar hoe?
Nu dat de deadline van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) nadert, hebben de meeste pensioenorganisaties de keuze voor een nieuw pensioenadministratiesysteem gemaakt. Nu begint het echte werk: de implementatiefase. Maar wat is de beste manier om in deze fase te werk te gaan?
De komst van de Wet toekomst pensioenen zal enorme veranderingen teweegbrengen in de pensioensector en impact hebben op iedere persoon in Nederland die via een werkgever pensioen gaat opbouwen of al heeft opgebouwd, evenals op alle mensen die reeds met pensioen zijn. De verandering wordt door experts aangemerkt als de grootste ombouw ooit binnen ons pensioenstelsel.
Als het aan de Tweede Kamer ligt, dan gaat de wet per 1 juli 2023 in. Daarna hebben pensioenfondsen, sociale partners en pensioenuitvoerders nog zo’n drieënhalf jaar de tijd – tot 1 januari 2027 – om de pensioenregelingen aan te passen aan de nieuwe wetgeving.
Voor pensioenuitvoerders zorgen de voorbereidingen op het nieuwe stelsel voor allerlei veranderingen, zowel in de organisatie en processen als in de systemen.
Met het oog op de systemen zijn er volgens Marc Boorsma, senior manager bij ITDS, twee uiteenlopende benaderingen die pensioenuitvoerders hanteren: enerzijds zijn er organisaties die beginnen met het uitfaseren van het oude systeem, anderzijds organisaties die eerst het nieuwe systeem helemaal Wtp-klaarmaken.
Het oude eruit, het nieuwe erin
“Organisaties die kiezen voor de eerste benadering willen eigenlijk zo snel mogelijk van het oude legacysysteem af”, vertelt Boorsma. Centraal hierbij staat een snelle implementatie en migratie van de portefeuille naar het nieuwe doelsysteem. Pas daarna wordt de focus gelegd op het geschikt maken van het nieuwe systeem voor de transitie naar de Wtp. Boorsma: “Je kunt je oude systeem snel afschrijven en beginnen aan de nieuwe situatie.”
Dit lijkt een logische volgorde en het meest kosteneffectief, maar in de praktijk kan het best tegenvallen, constateert de ITDS-adviseur. “Het is namelijk geen nieuws dat implementaties nog weleens uitlopen of dat niet alle benodigde functionaliteit beschikbaar is op het gewenste moment.”
“Je loopt het risico dat je niet op tijd klaar bent en klanten moet teleurstellen of, erger, dat de organisatie niet aan de Wtp voldoet.”
De implementatie van een pensioenadministratie is namelijk een groot project, met veel afhankelijkheden en ingewikkelde producten en regelingen, legt Boorsma uit. “Als je rekening houdt met deze factoren (of daadwerkelijk een realistische planning zou opstellen) is de kans groot dat er weinig tijd overblijft voor de implementatie van de Wtp.”
“Afspraken over de startdatum van de nieuwe regeling worden nu gemaakt met fondsen en in het beste geval schuift de einddatum nog een klein stukje op. Maar hoe dan ook heb je te maken met een harde deadline!”, legt hij uit. “Hierdoor loop je het risico dat je niet op tijd klaar bent en klanten moet teleurstellen of, erger, dat de organisatie niet aan de Wtp voldoet.”
Bovendien vereist deze benadering volgens Boorsma niet één maar twee grote projecten. Het eerste project betreft het migreren van data van het oude systeem naar het nieuwe systeem binnen de bestaande regeling. Vervolgens moet je de bestaande regeling in het nieuwe systeem omzetten naar een Wtp-regeling.
Boorsma: “Beide projecten vragen om tijd en mankracht en gaan gepaard met risico’s zoals verlies van datakwaliteit, communicatie naar deelnemers en complexiteit in oude rechten. Twee projecten betekent twee keer zoveel kans op deze risico’s.”
First things first
Een beter alternatief, stelt Boorsma, is beginnen met het klaarmaken van het nieuwe systeem voor de Wtp, terwijl het oude systeem up and running blijft. “Op deze manier kun je de migratie naar het nieuwe systeem combineren met de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel.”
“Zo heb je meer tijd en ruimte om de Wtp-implementatie goed en tijdig uit te voeren. Als je dan eenmaal start met de transitie naar de nieuwe pensioenwet hoef je je alleen nog te concentreren op één ding: de migratie. Hierdoor bespaar je kosten en heb je bovendien meer grip op de datakwaliteit”, voegt hij toe.
“Je neemt de ellende uit het verleden niet mee tijdens dit proces.”
Een ander voordeel van deze benadering is dat je meer controle en sturing hebt op de planning. “Niet elk pensioenfonds zal namelijk op hetzelfde moment overgaan. De transitiekalender bepaalt de volgorde en het tempo waarin de migraties moeten worden uitgevoerd.”
“Zo kun je blijvend een vinger aan de pols houden en is het makkelijker om je aan de planning te houden. Bovendien hoef je je aan het begin van het proces niet druk te maken over de oude, ingewikkelde legacy en alle uitzonderingssituaties die hierbij komen kijken. Je neemt de ellende uit het verleden namelijk niet mee tijdens dit proces.”
De enige grote uitdaging van deze benadering, zo stelt Boorsma, “is dat je voor een langere periode twee systemen moet onderhouden”. Dit kan veel van de organisatie vragen en bovendien aardig in de papieren lopen, maar met de juiste aanpak en voldoende mankracht is dit zeker haalbaar.
Boorsma besluit: “Je moet jezelf dus eigenlijk afvragen wat belangrijker is: het risico dat je de klant niet kunt bedienen bij het halen van wettelijke deadlines of de kosten van het (tijdelijk) onderhouden van een extra systeem. Als je vertraging oploopt doordat de uitfasering van het oude systeem te lang duurt, kunnen de kosten namelijk ook hoog oplopen.”
Meer pensioengerelateerd nieuws is te vinden op de pensioen-themapagina van banken.nl.
