‘Tijdig, juist en volledig’: Colosseus Consult is klaar voor de kolossale pensioentransitie

Colosseus Consult heeft een glasheldere focus. Het Utrechtse bureau richt zich op datamigraties, datakwaliteit en implementaties voor pensioenorganisaties en verzekeraars. Met behulp van zijn eigen tool begeleidde Colosseus al ruim 20 grote migraties, samen goed voor meer dan 3 miljoen polissen. Als het aan medeoprichter Bo Besters ligt, is dit pas het begin.

De kogel is eindelijk door de kerk. Na de Tweede Kamer heeft nu ook de Eerste Kamer haar zegen uitgesproken over de pensioenwet. Aan de wet ging maar liefst 15 jaar discussie vooraf. Een lange tijd, maar in zekere zin bereidt Colosseus Consult zich al langer dan dat voor op de megahervorming die gepaard gaat met de wet.

“Al meer dan 18 jaar specialiseren we ons volledig in de pensioen & leven-markt”, vertelt medeoprichter en partner Bo Besters. “En nee, natuurlijk wisten we toen niet dat deze wet eraan zat te komen, maar elke ontwikkeling die ons bedrijf sindsdien doormaakte heeft ons beter gepositioneerd om pensioenorganisaties optimaal te helpen bij deze enorme klus.”

Het verhaal van Colosseus Consult begint eind 2004, wanneer Besters en Marco de Groot hun krachten bundelen en het ondernemersavontuur aangaan. “We waren eerder al collega’s en hadden al gesproken over dappere plannen om samen te ondernemen. Na even onze eigen weg te gaan, kwamen we enkele jaren later weer samen. De plannen kwamen opnieuw op tafel.”

Dappere plannen kosten echter tijd. En tijd kost geld. “En dat hadden we niet”, geeft Besters aan. “Dus zijn we klein begonnen, door onszelf en enkele anderen die zich aan ons hadden verbonden op interimbasis en soms in een consultantsrol in te zetten op verandering binnen de pensioen & leven-markt.”

Meer dan kennis en kunde

Dat ging “best goed”, blikt hij terug op die eerste jaren. Maar toen viel Lehman Brothers om. Het was september 2008, en het startschot voor de financiële crisis. “Toen hebben we een lastig jaar gehad”, aldus Besters.

Tegenspoed stimuleert vaak echter vooruitgang. Zo ook bij Colosseus. “We zijn gaan nadenken over hoe we nog meer konden toevoegen dan alleen kennis en kunde. Toen zijn we ons als bedrijf meer gaan richten op het doen van projecten. Daarbij kwam de focus steeds nadrukkelijker te liggen op migraties.”

Als volgende grote stap in de ambitie om meer te bieden dan alleen de expertise van de eigen consultants, sloeg Colosseus vervolgens de handen ineen met een IT-bedrijf om zelf software te ontwikkelen voor het uitvoeren van datamigraties. “Zo’n migratie vindt doorgaans plaats als een organisatie overstapt naar een nieuw systeem. De data moet dan meeverhuizen.”

“Sommige portefeuilles bestaan uit 1,5 miljoen polissen. Dat zijn natuurlijk gigantische hoeveelheden data.”

De ontwikkelde software vormde de basis voor het huidige Colosseus Data Platform (CDP). “In 2018 hebben we afscheid genomen van onze softwarepartner en zijn we die tool met behulp van een externe IT-partij zelf gaan doorontwikkelen tot wat het nu is”, legt Besters uit.

Het platform biedt een “geautomatiseerde migratiestraat”, licht hij toe. “Dat zorgt ervoor dat we met twee of drie mensen kunnen doen waar andere partijen wel vijf of zes mensen voor nodig hebben.”

Het platform lost ook een ander probleem op. “Als je het zelf allemaal handmatig doet, weet je naderhand niet eens zeker of alles klopt. CDP is voorzien van een controleframework, dus van alles wat er in gaat kun je verklaren wat er wel of niet uitkomt. Voor de volledigheid en compliance is dat essentieel.”

Tijdig, juist en volledig

Zo speelt de tool een belangrijke rol in het voldoen aan de drie fundamentele voorwaarden voor elke datamigratie: “Tijdig, juist en volledig”, citeert Besters het binnen het vakgebied geldende mantra.

Zeker in combinatie met elkaar, vormen deze drie eisen een flinke uitdaging. “De complexiteit van een datamigratie is groot. Dat zit hem in de eerste plaats simpelweg in de omvang. Sommige portefeuilles bestaan uit 10.000 polissen, maar andere uit 1,5 miljoen. Dat zijn natuurlijk gigantische hoeveelheden data.”

“Er worden steeds meer eisen gesteld. Niet alleen vanuit de organisaties zelf, maar ook vanuit wet- en regelgeving.”

Zou al die data simpelweg in zijn bestaande structuur kunnen worden overgezet, dan zou het nog meevallen. Maar zo simpel is het niet. “Het bronsysteem heeft zijn eigen structuur, en het doelsysteem weer een andere structuur. Daarom moet de data worden getransformeerd zodat ze voldoet aan de eisen van het doelsysteem. En de business rules die daaraan ten grondslag liggen zijn bijzonder complex.”

Steeds meer eisen

Door de jaren heen begeleidde Colosseus grote migraties voor opdrachtgevers als Nationale-Nederlanden, PGGM, Federale, de Goudse en Lifetri. “Het project voor Nationale-Nederlanden is een mooi voorbeeld van een project waarin alles samenkwam”, vertelt Besters.

“Denk aan enerzijds de commerciële conversie, waarbij het tweerichtingsverkeer tussen de organisatie en klant optimaal moet werken, en anderzijds ook de technische migratie – dus echt het transformeren van data van bronsysteem naar doelsysteem. Op verschillende momenten in dat proces wordt de data ook gecontroleerd. En het ging om iets van 1,5 miljoen polissen, dus dat is flink.”

In een digitaal tijdperk waarin technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen en het belang van data is geëxplodeerd, vinden dergelijke enorme datamigraties niet alleen vaker plaats, maar worden ze bovendien nóg complexer.

“Er worden steeds meer eisen gesteld”, legt Besters uit. “Niet alleen vanuit de organisaties zelf, maar ook vanuit wet- en regelgeving. Als ik even focus op de pensioensector: er zijn de laatste vijftien jaar steeds meer regels waaraan je moet voldoen op het gebied van informatievoorziening – richting de deelnemers van het pensioen én richting toezichthouders. Dit maakt het ook steeds belangrijker om alle data goed op orde te hebben.”

Moment van de waarheid

De veranderingen binnen de pensioensector van de afgelopen jaren verbleken echter bij de opgave die de sector nu te wachten staat. Met de komt van de nieuwe pensioenwet – officieel de Wet toekomst pensioen (Wtp) – gaat het hele stelsel op zijn kop. Dat gaat ook gepaard met een gigantische IT-transformatie – en dus ook met een ongekende datamigratie.

“De verandering van het stelsel is zo groot dat je de nieuwe pensioenen niet kunt administreren op de oude systemen”, legt Besters uit. “Dus moeten vrijwel alle pensioenuitvoerders overstappen op een ander systeem. En de deadline ligt op 1 januari 2028 – dus de gehele markt moet in korte tijd van A naar B.”

“Het moet in één keer kloppen. We krijgen echt een moment van de waarheid.”

In deze tijden van schaarste aan IT’ers wordt dit een enorme opgave. Wanneer het gaat om de datamigratie die er deel van uitmaakt, komt er nog een bijzondere uitdaging bij kijken: het zogeheten ‘invaren’.

“Dat is de stap waarin alle bestaande pensioenafspraken vanuit het oude stelsel worden omgezet in kapitaal dat je meeneemt in het nieuwe stelsel”, legt Besters uit. “Dat moet voor iedere pensioendeelnemer dus worden berekend, en – cruciaal – je kunt het later niet meer aanpassen. Het moet dus in één keer kloppen. We krijgen echt een moment van de waarheid.”

Hiermee komt de spotlight nog nadrukkelijke te staan op een thema dat sowieso al rap aan urgentie wint: datakwaliteit. “Daar richten we ons al lange tijd op”, geeft Besters aan. “Maar het stond een paar jaar geleden bij veel opdrachtgevers niet hoog op de prioriteitenlijst. Het gebeurde vaak steekproefsgewijs. Maar omdat alles straks moet kloppen, is dat niet meer voldoende.”

Alle hens aan dek

Onder de enorme druk van de transitie die de sector te wachten staat, krijgt het credo ‘tijdig, juist en volledig’ een extra lading – hoe moeten al die pensioenorganisaties vóór de deadline de overstap maken zonder dat er onherstelbare fouten worden gemaakt?

Een megaopgave wordt het hoe dan ook, maar Besters denkt dat Colosseus een belangrijke bijdrage kan leveren aan het klaren van de klus. Daarin speelt ook het Colosseus Data Platform een sleutelrol.

“We zijn het platform voortdurend blijven ontwikkelen”, geeft hij aan. “Zo kunnen we de migraties al steeds efficiënter uitvoeren. En de laatste jaren hebben we ons daarbij steeds gerichter voorbereid op de aanstaande transitie. Zo hebben we het nu zo ingericht dat je meerdere trajecten tegelijk kunt doen, want er komt natuurlijk héél veel aan.”

“Pure IT-partijen kunnen wel migreren, maar missen de kennis voor de aansluiting op de businessdoelstellingen.”

Een andere belangrijke stap is het toegankelijk maken van de software voor andere partijen. “We willen dat de applicatie ook gebruikt kan worden door mensen die minder goed zijn in coderen. Daar zijn we nu volop mee bezig. Er zijn natuurlijk heel wat handjes nodig om de transitie tot een succes te maken. Inclusief ons zusterbedrijf Ensur zijn we zelf met zo’n 45 mensen, dus als ook andere partijen migraties kunnen uitvoeren met CDP kan dat flink wat extra zoden aan de dijk zetten.”

Uiteraard blijven de eigen mensen wel degelijk cruciaal, benadrukt Besters. “Met onze jarenlange focus op de pensioen & leven-branche hebben we zóveel sectorervaring. Neem dat project voor Nationale-Nederlanden – eigenlijk heeft Nationale-Nederlanden toen intern gedaan wat al die uitvoerders nu moeten doen voor de overgang naar de Wtp – ál die componenten zaten daarin.”

Deze kennis van de mensen van Colosseus kan via CPD wel breder worden gedeeld. “Pure IT-partijen kunnen wel migreren, maar missen de inhoudelijke kennis die cruciaal is om te zorgen dat de aansluiting wordt gevonden op de businessdoelstellingen. Die kennis hebben we deels kunnen verwerken in ons platform, zodat die toch op grotere schaal kan worden ingezet.”

Blijven verbeteren

Zo is Colosseus Consult helemaal klaar voor de grootste opgave die de pensioensector in decennia heeft gezien. Maar dat betekent uiteraard niet dat het bureau niet verder vooruitkijkt. “We blijven onszelf voortdurend ontwikkelen”, aldus Besters.

Een goed voorbeeld daarvan is de aandacht voor datakwaliteit. “Dat is nu natuurlijk al een centraal onderdeel van ons platform, maar we zijn nu ook bezig om daar een losse module van te maken zodat je die datakwaliteit – maar ook andere elementen – voortdurend tegen het licht kunt blijven houden, ook nadat de datamigratie is voltooid.”

Want ook als deze megaklus is geklaard, liggen er ongetwijfeld nog genoeg uitdagingen. “Na deze eerste grote transitie zullen er vele kleine verbeterslagen blijven volgen. Niet alles zal in één keer optimaal zijn. Je wil continu blijven verbeteren en uiteraard helpen wij daar graag bij. Een goed werkend pensioenstelsel is natuurlijk in ieders belang, we vinden het eervol werk om daaraan bij te dragen.”

Meer pensioengerelateerd nieuws is te vinden op de pensioen-themapagina van banken.nl.