Gaat de operationele beheersing van pensioenfondsen met de overgang naar de Wtp een nieuwe fase in?
We schrijven najaar 2024. In Nederland werken ongeveer 140 fondsen aan de overgang naar de Wtp. Als onderdeel van deze transitie wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan datakwaliteit. Beleid opstellen, risico analyses uitvoeren, risicohouding bepalen, het uitvoeren van analyses en corrigeren van fouten…. dit alles aan de hand van het “Kader datakwaliteit” van de pensioenfederatie.
Het kader datakwaliteit kan gezien worden als een inhaalactie voor de pensioensector; voordat de persoonlijke pensioenvermogens worden gevormd volgens de Wtp, moeten we valideren of de brongegevens hiervoor van voldoende kwaliteit zijn.
Door de analyses, controles en correcties komt het onderwerp datakwaliteit op de agenda van het pensioenfonds bestuur en zien we één overkoepelende les: “Als er ergens een fout zit in de operatie, dan zit die fout ook voor altijd in de opgeslagen data”. Een pensioenadministratie corrigeert zichzelf niet (niet in het FTK maar ook niet in de Wtp), dus fouten blijven tot in lengte van dagen in de administratie aanwezig bij de betreffende deelnemers.
Uitdagingen in foutdetectie en correctie
We zien dat het aantal geïdentificeerde fouten bij het onderzoek Datakwaliteit meevalt. Het aantal gevonden fout situaties is beperkt, echter de fouten die worden gevonden zijn wel vaak aanleiding om de aanspraken/vermogens van de deelnemers te herrekenen en te corrigeren. De afwijkingen kunnen op deelnemer niveau significant zijn en oplopen tot tienduizenden euro’s (nog los van herstel en communicatiekosten).
Fouten komen zelden voort uit eenvoudige situaties, meestal is sprake van ‘vlek op vlek’; een complexe mutatie in combinatie met een handmatig proces, of een complexe regeling en onzuivere brondata; er is meer dan één oorzaak aan te wijzen bij veel van de gevonden fouten. Herstel van fouten kost (mede hierom) veel tijd en geld, en hoe later de fout wordt gevonden, hoe duurder en complexer het herstellen van de fout is.
In het nieuwe stelsel gaan we over naar persoonlijke pensioenvermogens waarop periodiek rendementen worden bijgeschreven; dat maakt met terugwerkende kracht corrigeren extra lastig; daarom is er een aanleiding om in de toekomst goed naar het onderwerp datakwaliteit en operationele beheersing te blijven kijken. Met het kader datakwaliteit zijn de fondsen samen met hun Pensioen Uitvoerings Organisatie (PUO) aan het dweilen geweest. Nu komt de vraag: hoe houden we de kraan dicht?
Operationele gereedheid: belangrijke overwegingen
Over ongeveer 2 maanden gaan de eerste pensioenfondsen invaren in het nieuwe stelsel. Dat is een moment waarop alles bij elkaar komt: goede bron gegevens uit het FTK, betrouwbare rekenkernen en correcte software om de invaarberekeningen te kunnen maken en vervolgens een goed werkende Wtp operatie bij de PUO om de mutaties in het nieuwe stelsel goed te kunnen verwerken, de juiste uitkeringen te kunnen doen en vragen te kunnen beantwoorden.
De PUO’s hebben de omvang van de transitie initieel enorm onderschat; de omvang van de Wtp projecten/programma’s is met minimaal 50% tot wel meer dan 150% bijgesteld. Dit zet een enorme druk op de planning om op tijd de nieuwe operatie gereed te krijgen.
Tegelijk zien we (en misschien gelukkig maar) dat fondsen ook veel werk hebben aan het correct opbouwen van hun besluitvorming in de transitie naar het nieuwe stelsel. Het aantal fondsen dat werkelijk gereed is om in te varen neemt snel af.
Als laatste observeren we dat lagere regelgeving (over bijvoorbeeld het spreiden van schokken maar ook de manier waarop per 1/1/2025 een openingsbalans en grootboekinrichting gemaakt moet worden) momenteel nog uitgewerkt worden. Dit is erg laat en deze schuivende panelen beïnvloeden de planbaarheid maar ook kwaliteit van de oplevering.
Deze ontwikkelingen samen maken dat de druk op de planningen enorm is. Bij geen van de PUO’s zit nog ruimte in de planning. Het stapelrisico is op dit moment significant. Het is nu heel hard werken en testen en hopen dat er geen grote tegenvallers meer zullen komen.
Toverwoord hierbij is MVP; Minimum Viable Product. Wat is de minimale functionaliteit waarmee de medewerkers in de pensioenadministratie van start durven te gaan? Welke gevolgen heeft het werken met een MVP en welke risico’s kleven daaraan?
Dit is een onderwerp waarop uiteindelijk het fondsbestuur – als opdrachtgever van een PUO – ook een eigen afweging moet maken. Zij zijn immers verantwoordelijk voor de uitbesteding en deze afweging is onderdeel van het invaardossier en besluitvorming door het fondsbestuur.
Is uitstellen van het invaarmoment dan een goede oplossing? Zoals we al eerder aangaven zijn ongeveer 140 fondsen voornemens om in te varen, dat is een groot aantal. De termijn tot 31/12/2027 is beperkt en daarmee is er een duidelijke incentive om te starten. Dit geldt voor het gehele ecosysteem inclusief toezichthouders.
We kunnen alleen bewijzen dat de nieuwe operatie werkt door het te gaan doen, en daarmee is voor de sector het belang om voorzichtig van start te gaan heel groot, nog los van het feit dat veel deelnemers er naar verwachting op vooruitgaan bij de overgang naar de Wtp.
Balanceren van risico’s en ervaring
Hoe vinden we een goede balans tussen risico’s nemen en ervaring opdoen?
Vier sleutelelementen zijn hierbij van belang:
- Zorgvuldige afweging in ‘welke functionaliteit kan/mag eventueel later worden opgeleverd en tijdelijk handmatig worden uitgevoerd’?
- Welke risico’s worden hierdoor gelopen en over welke termijn?
- Welk volume aan transacties/vragen wordt hierdoor beïnvloed?
- Welke beheersmaatregelen zijn doorgevoerd om eventuele risico's te beperken?
Gebaseerd op deze sleutelelementen is het voor de hand liggend om met relatief kleine fondsen, met een eenvoudige regeling, te beginnen; immers hierdoor is volume aan mutaties goed te beheersen en zijn (minder efficiënte) beheersmaatregelen niet zo impactvol in de operatie na invaren.
Jan-Wouter Bloos, Partner, Deloitte
Kernfunctionaliteit en risicobeheer
Welke ondergrens moet een fonds minimaal stellen aan de operatie (al dan niet via een PUO) om beheerst in te kunnen varen?
- De kern functionaliteit van de administratie en de gehele keten (gegevens verzamelen, pensioenvermogens administreren, uitkeren en verrekenen) moet in de doel architectuur operationeel zijn. Dat wil zeggen dat de administratie (voor de meest voorkomende mutaties) gereed en getest is, data werkelijk in de doeladministratie wordt opgeslagen en voor de berekeningen gebruik gemaakt wordt van een geteste en consistente rekenkern.
- De financiële rapportages en operationele controle rapportages moeten sluitend en operationeel zijn. Zo kan bewezen worden dat het fonds in control is en verschillen/afwijkingen tijdig signaleren.
- Er moet een duidelijk overzicht zijn van tijdelijke processen en workarounds met beschrijving van risicobeheermaatregelen (per workaround). Dit overzicht omvat idealiter tevens concrete einddata van de workarounds inclusief planning voor de structurele oplossingen.
- Assurancerapportages in de vorm van bijvoorbeeld ISAE 3402 of ISAE 3000 (initieel type I en later in de tijd type II) dienen beschikbaar te komen om bijvoorbeeld de fondsen een bepaald comfort te geven vanuit de PUO.
De kern van het bovenstaande overzicht zal door de PUO opgesteld moeten worden. De PUO -die immers zelf ook een sluitende administratie wenst- zal haar eigen afwegingen hierin maken en beargumenteren waarom zij bepaalde keuzes acceptabel vindt. De PUO doet het werk dagdagelijks en is daarmee ook goed in staat om op basis van ervaringscijfers inschattingen te maken van volume aan vragen/transacties en de doorlooptijd om bepaalde functionaliteit alsnog op te leveren. Betrokkenheid van de 2e en 3e lijn van de PUO is hierbij belangrijk om de benodigde kwaliteit mede te borgen; Vraag hier als fondsbestuur naar.
In situaties waarin bepaalde functionaliteit in het kernsysteem niet tijdig wordt opgeleverd wordt gewerkt met workarounds. Heel vaak gaat het om End User Computing (EUC) toepassingen (spreadsheets, macro’s) in combinatie met extra controles (bijvoorbeeld een 4-ogen controle).
De kern van de risicoafweging zit in het accepteren van een bepaalde workarounds en het zo goed mogelijk inschatten van het volume, de complexiteit en de beheersing hiervan. Hiervoor zijn minimaal de volgende zaken nodig:
- Een duidelijke beschrijving van het proces dat niet in de kern administratie wordt opgenomen en welke risico’s hiermee betrokken zijn. (worden gegevens gewijzigd?; worden berekeningen gedaan? raakt het de hoogte van de pensioenvermogens of uitkeringen?
- Een beschrijving van het verwachtte volume aan transacties dat hierdoor wordt geraakt (het kan een logische keuze zijn om een complexe transactie die maar zelden voorkomt later op te leveren).
- De beheersmaatregelen die gebruikt worden bij de EUC ondersteuning (versiebeheer, invoercontroles, testen, logging).
- Een controle maatregel om de juistheid van de transactie te bewijzen (bijvoorbeeld een 4 ogen controle) en de manier waarop deze controle maatregel wordt geborgd (wordt de controle afgedwongen/vastgelegd in de hoofdadministratie?).
- De termijn waarop naar verwachting de geteste functionaliteit in het hoofdsysteem wordt gerealiseerd.
Hoewel het nieuwe Wtp pensioenstelsel werkt met persoonlijke potjes, is het stelsel er niet eenvoudiger op geworden. De factor tijd is hierbij een extra complicerende factor. In het FTK konden “Terug werkende Kracht (TWK) mutaties” nog relatief eenvoudig verwerkt worden, in de Wtp is dit ingewikkelder.
Evert van der Steen, Partner, Deloitte
Bij complexe administratieve processen is onze ervaring dat het aantal fouten in handmatige processen tot wel het 100-voudige op kan lopen ten opzichte van goed geteste processen in de kernadministratie. Bij EUC toepassingen ligt naar ervaring de schatting in het (logaritmische) midden: de kans op fouten is nog 10 keer zo groot, maar wel weer 10 keer kleiner dan bij volledig handmatige processen. Daarom is EUC een goed middel om tijdelijk ingezet te worden, gekoppeld aan een extra controle (zoals een 4 ogen principe). Een EUC proces (samen met een 4 ogen principe) is vaak minder efficiënt, maar kan toch voldoende beheerst zijn.
Op bovenstaande wijze kunnen fondsen een goede risico afweging maken ten aanzien van het invaren. Naar verwachting wordt tot het laatste moment gebouwd aan nieuwe functionaliteit. Middels gemeenschappelijke (Fonds & PUO) Go / No-Go momenten kan bepaald worden of het werkelijk invaren en starten in het Wtp tijdperk verantwoord is, ook al is nog niet de gehele administratie gereed.
Pragmatische oplossingen voor een tijdige transitie
Een totaal van 140 fondsen in een periode van 3 jaar overbrengen is voor de sector een enorme uitdaging. Dat maakt ook dat we moeten zoeken naar pragmatische oplossingen om op tijd deze operatie afgerond te hebben. Het aantal fondsen dat per 1/1/2026 en 1/1/2027 wil invaren in inmiddels enorm opgelopen en wordt hierdoor een bedreiging voor de beheersing.
Alternatieven zoals het invaren op 1/7 van enig jaar (hierdoor verdubbelt het aantal mogelijke transitie momenten), is hiervoor een goede oplossing. Invaren per 1/7 (en wellicht zelfs 1/4 of 1/10) kan heel goed worden uitgevoerd voor Ondernemings Pensioen Fondsen. Het brengt wel extra werk met zich mee. Er moet immers een extra jaarafsluiting geleverd worden, of in ieder geval een goede waardering van de (liquide maar ook illiquide) assets. Dit is niet voorzien in regulier jaarwerk en afspraken met assetmanagers en zal mogelijk tot extra kosten leiden.
Ook het plannen van dit soort processen brengt de nodige uitdagingen met zich mee; is er op de kritische momenten voldoende capaciteit beschikbaar (kwantiteit en kwaliteit)? Voor Bedrijfstak Pensioen Fondsen is deze afweging lastiger te maken, met name wanneer een BPF aansluit op het VCR (Voortschrijdend Cumulatief Rekenen) van de Belastingdienst.
Als het fonds overweegt om per 1/7 in te varen, plan dit tijdig met accountant, actuaris en asset manager. Namens de sector juichen we dit soort oplossingen toe, de beheersing van de totale transitie zal er positief door worden beïnvloed.
De strijd om schaarse ontwikkel en test capaciteit bij een PUO is, na het invaren van de koploperfondsen, niet voorbij. Sterker nog, het is te verwachten dat de tegenvallers ook de aankomende jaren aan zullen houden, dus prioritering op het niveau van de PUO blijft belangrijk.
Naar onze mening moet op dit moment in de prioritering primair gekeken worden naar de beheersing van de koploperfondsen; het doorwerken aan het invaren met een stroom nieuwe fondsen terwijl de operationele beheersing bij de gemigreerde fondsen te wensen overlaat lijkt ons geen verstandige aanpak.
Continue operationele controle
Afsluitend komen wij tot de volgende 3 conclusies:
- Operationele beheersing van de uitvoering blijft ook na invaren van belang voor de fondsen en de PUO`s. Inzicht en begrip van de kwaliteit van de operatie na het invaarmoment is hierbij cruciaal. Hierbij is het een legitieme keuze om afgewogen risico’s nemen. In dit artikel hebben we handvatten gegeven ten aanzien van het wegen en beoordelen van deze risico’s.
- Een transitie traject vereist voor zowel de PUO als het fonds een gefaseerde aanpak (in co-creatie) met hierin ‘Go / No-Go’ momenten die tot vlak voor het invaarmoment doorlopen. Gedegen informatie deling van PUO naar fonds en vice-versa over de status en kwaliteit van de operatie is noodzakelijk om een zorgvuldig en gezamenlijk GO besluit te kunnen nemen.
- Kort cyclisch implementeren van Wtp transities is wenselijk om a tempo het grote aantal fondsen beheerst te kunnen bedienen.
Het mooie van de bovenstaande aanpak is dat een fonds ook daadwerkelijk weet op welke manier haar uitvoering wordt verricht, hier actief bij betrokken is en hier verantwoordelijkheid voor kan nemen: de fondsen zijn en blijven immers eindverantwoordelijk voor de gehele operatie.
Laat dit kennisniveau een goed startpunt zijn van operationele beheersing in het Wtp tijdperk zodat we over 10 jaar niet opnieuw een kader datakwaliteit nodig hebben: Stay Clean!
