Het behoort tot de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de banken om verdachte geldstromen en transacties te melden. Het is toe te juichen dat banken onlangs hebben besloten duizenden nieuwe medewerkers aan te stellen in hun strijd tegen het witwassen van geld en in het tegengaan van terrorismefinanciering. Financieel adviesbureau TriFinance gaat in op de vraag hoe een goede omgang met anti-witwaswetgeving in de organisatie ingebed kan worden.
De banken vervullen een poortwachtersrol en betwisten ten onrechte dat ze een belangrijke partij zijn in het stoppen en voorkomen van witwaspraktijken en financiering van terrorisme. De overheid verplicht hen verdachte geldtransacties te melden. ING moest vorig jaar 775 miljoen euro betalen omdat ze zich in de periode 2010-2016 onvoldoende had gekweten van die taak. Bovendien legde De Nederlandsche Bank (DNB) Rabobank kortgeleden een boete op van 1 miljoen euro.
Wake-up call
Dat ING een monsterbedrag op tafel moest leggen, heeft als een wake-up call gewerkt. ING en andere banken zoals Rabobank en ABN AMRO gaan in 2019 gezamenlijk duizenden extra krachten in dienst nemen om beter te voldoen aan wat de overheid en de toezichthouders van hen vragen. De ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)’ geldt vanaf 1 augustus 2008. Deze wet is op 25 juli 2018 gewijzigd ter implementatie van de vierde anti-witwasrichtlijn. De wetgeving schrijft de financiële instellingen niet voor hoe ze hun rol moeten vervullen. Ze dienen zelf de inschatting te maken van de risico’s die het aannemen en bedienen van een klant kunnen meebrengen. Dat zo nauwkeurig mogelijk doen, komt niet alleen de samenleving ten goede, maar vermindert ook het bedrijfseconomische en financiële risico van de bank zelf.
Mentaliteit veranderen
De recente beslissing van banken dient verder te reiken dan het aanstellen van extra tijdelijke en vaste krachten. Ze dient gepaard te gaan met het in het leven roepen van een programma. Een programma, dat niet uitsluitend het interne proces en de werkwijzen onder de loep neemt, maar óók oog heeft voor het veranderen van de ethische norm en de mentaliteit. De leiding en de bankmedewerkers dienen te beseffen dat hun poortwachtersrol voor de samenleving een belangrijke basistaak is van de bancaire sector, die punctueel uitgevoerd dient te worden. Inzicht in de (globale) transacties van bedrijven en instellingen kan vanuit AML-perspectief complex zijn. De gevraagde en benodigde expertise in onderzoek en opsporing is voor de leiding en de bankmedewerkers nieuw. Zeker op deze schaalgrootte. Om die reden is het delen van ervaringen (best practices) in mogelijke werkwijzen van bedrijven en personen essentieel en een goed begin. Het AML-programma moet voortdurende verbetering (continuous improvement) van processen en werkwijzen nastreven. Het bieden van begeleiding in de vorm van Learning & Development aan leiding en medewerkers dient daar een integraal onderdeel van uit te maken. Alleen dan komt een duurzame verandering tot stand die in het gehele bankbedrijf geborgd wordt.
“Een duurzame verandering tot stand brengen, vergt een mentaliteitsverandering, waarbij de leiding van de bank een niet te onderschatten voorbeeldfunctie heeft”, aldus Rob Smeets, Business Leader Financial Institutions bij TriFinance."
De CRO (Chief Risk Officer) speelt in dit proces als eindverantwoordelijke een cruciale rol. Het is diens taak een duidelijk beeld te hebben dat concreet wordt gemaakt aan de hand van heldere en meetbare kwaliteitsnormen. Die dienen vervolgens te worden vertaald naar de interne operationele processen en de benodigde activiteiten, die vanuit de wet- en regelgeving opgelegd zijn en onder de controle van de toezichthouder vallen.
Samenwerking expert Anti-money laundering (AML) en leiding
Een duurzame verandering tot stand brengen veronderstelt niet alleen expertise en kennis bij de leiding en bankmedewerkers. Het vergt een mentaliteitsverandering, waarbij de leiding van de bank een niet te onderschatten voorbeeldfunctie heeft. Drijvende kracht achter de operatie is de expert anti-money laundering (AML). Het is belangrijk dat deze expert kort op het veranderingsproces zit, en door reviews en kortcyclische evaluaties inzichtelijk maakt waar de organisatie staat op het gebied van gedrag, kennis en activiteiten. De AML-expert dient de CRO en de auditor periodiek te informeren over de voortgang en over wat er verder nodig is om de beoogde kwaliteitsnormen te halen. Die werkwijze heeft het bijkomende voordeel dat ze de auditor versterkt in het contact met de toezichthouder: de auditor moet comfort voelen als assurance naar de toezichthouder toe.
Het gewenste resultaat behalen, kan uitsluitend als binnen de bank de CRO, de auditor, de expert anti-money laundering (AML) en de leiding met de medewerkers zo goed mogelijk samenwerken. De leiding van het bedrijf dient de noodzaak en urgentie van de verandering actief uit te dragen. Het veranderingsproces is geslaagd als uiteindelijk de gehele organisatie de werkwijze accepteert en adopteert als ‘het nieuwe normaal’. De bank loopt dan niet het risico op het betalen van een monsterbedrag en het oplopen van de bijbehorende imagoschade.