MPD wordt wendbaar met kort cyclisch sturen-methodiek

Toen Media Pensioen Diensten (MPD) zijn wendbaarheid wilde vergroten, koos het voor de Kort Cyclisch Sturen-methodiek van verander- en verbeterbureau Noviter. Ook Mobilee was nauw betrokken bij de transitie naar de nieuwe manier van werken.

Wendbaarheid – voor startende organisaties is het heel normaal, maar hoe blijf je wendbaar naarmate je groeit en steeds meer te maken krijgen met ingewikkelde processen, gelaagde organisatiestructuren en legacysystemen?

Ook voor grotere organisaties is het in de voortdurend veranderende wereld van de 21e eeuw namelijk essentieel om snel te kunnen inspelen op de laatste ontwikkelingen. Dat geldt zeker ook voor de pensioensector, die onderhevig is aan vele veranderingen – van demografische ontwikkelingen en een nieuwe pensioenstelsel tot veranderende klantverwachtingen.

Tegelijkertijd maken juist de karakteristieken van de sector het lastig om wendbaar te opereren, vertelt MPD-directeur José Claus. MPD is de uitvoeringsorganisatie van PNO Media, het pensioenfonds voor de creatieve en digitale sector.

“MPD heeft de omvang (circa 55 medewerkers) om heel wendbaar te kunnen zijn. Echter de governance waarin de organisatie zit is enorm complex, kenmerkend voor veel pensioenorganisaties”, legt Claus uit. “Door deze complexe governance worden de voordelen van een relatief kleine organisatie met korte besluitvormingsprocessen en elkaar snel kunnen vinden al snel tenietgedaan.”

Tegen deze achtergrond ging MPD aan de slag met een strategietraject waarin het niet alleen een eenvoudigere en nieuwe governance wilde inrichten, maar ook de manier van samenwerken binnen de organisatie wilde veranderen. Enkele focuspunten: klantgericht, sneller, proactiever, resultaatgerichter en met meer eigenaarschap op doelen.

Met deze contouren helder, bestond de volgende stap uit het vormgeven aan de nieuwe, wendbare organisatievorm. Hiervoor koos MPD de Kort Cyclisch Sturen-methodiek van Noviter. “Door agile- en lean-principes te combineren helpt deze methodiek teams doelgericht en continu te verbeteren. Een cruciale vaardigheid om adaptief te zijn in deze snel veranderende wereld”, aldus Adriaan Vermeulen, eigenaar en consultant van Noviter.

MPD koos de aanpak vanwege de eenvoud en snelle implementatie.

"De Kort Cyclisch Sturen-methodiek richt zich op het benodigde gedrag en leiderschap, waarbij ook gebalanceerde aandacht wordt besteed aan het proces en de besturing", vervolgt Vermeulen. "De aanpak kent vier stappen: ambiëren, presteren, verbeteren en verzilveren. Deze worden – zoals de naam van de aanpak al doet vermoeden – kort-cyclisch herhaald."

Door de vier stappen wekelijks te doorlopen leren de teams voorspelbaar resultaat te bereiken en steeds beter te anticiperen op onvoorspelbare ontwikkelingen. Het gaat hierbij niet alleen om het realiseren van businessdoelen, maar net zo goed om het stimuleren van ander gedrag.

Vallen en opstaan

Bij de transitie naar de nieuwe, wendbare organisatievorm werd MPD bijgestaan door de nauw samenwerkende managementadviesbureaus Noviter, voor de strategie en methodiek, en door Mobilee, voor de implementatie.

“Reflectie op je eigen gedrag is belangrijk om een duurzame verandering te realiseren.”

Een belangrijk onderdeel van het goed in de praktijk brengen van de Kort Cyclisch Sturen-methodiek is dat leidinggevenden eigenaarschap nemen en helderheid geven over de doelen die het team of de organisatie nastreeft. Noviter en Mobilee besteedden daarom veel aandacht aan het bouwen aan bewustzijn onder het management en ondersteunden het team bij het toepassen van de methodiek.

Dit was een proces van vallen en opstaan, herinnert Claus zich. “In ons MT hadden we te maken met weerstand op de nieuwe manier van werken. Dit had er vooral mee te maken dat je iets anders moet leren loslaten.”

Dit maakte het bewustzijnsproces extra belangrijk, legt ze uit. “Je dit realiseren helpt om er goed mee om te gaan. Daarnaast helpt het om ook voldoende reflectie in te bouwen voor jezelf, zodat je bewust wordt van je eigen gedrag en het effect hiervan op anderen.”

Het omarmen van de nieuwe manier van werken ging dan ook om veel meer dan alleen maar het aanleren van een nieuwe methodiek. Claus: “Ook gesprekken en verdiepingssessies over je eigen gedrag en jouw reflectie hierop zijn belangrijk om een duurzame verandering te realiseren.”

“Juist bij leidinggevenden wil je dit bewustzijn creëren, zodat ze ook inzien welke cruciale rol zij hebben bij het neerzetten van een duurzame wendbare organisatie”, benadrukt ze.

Mobilee-consultant Mieke Smeding-Nuus was nauw betrokken bij dit proces. “We hebben een aantal verdiepingssessies georganiseerd die gaan over het samenwerken in teams en over de rol van leidinggevenden”, vertelt ze.

“Durven comfortabel te zijn met iets dat nog niet 100% uitgedacht is, was zeker nieuw en spannend.”

Ook vertrouwen speelde daarin een sleutelrol. “Door onze aanpak in de sessies werd het mogelijk om gesprekken te hebben over een growth mindset en het elkaar durven aanspreken op een constructieve manier. Het zijn vaak de moeilijke gesprekken die maken dat je de juiste keuzes maakt en dat je als team ook tot goede resultaten kunt komen.”

Begin klein en inspireer

Een van de paradigma’s van wendbaar werken is om al doende te leren wat wel en niet werkt. Dat betekent onder meer dat je ‘gewoon begint’ en meteen transparant bent in het leerproces. Dat was wel even wennen bij MPD, erkent Claus.

“Durven comfortabel te zijn met iets dat nog niet 100% uitgedacht is, was zeker nieuw en spannend. Door dit toch aan te gaan onder goede begeleiding, hebben we in een korte tijd veel geleerd en de manier van werken zo aangepast dat het daarna veel makkelijker was om het ook bij de andere teams te gaan gebruiken.”

In deze opzet begin je klein met experimenteren, en als iets eenmaal werkt kan het breder worden opgepakt. In dit opschaalproces hielpen Mobilee en Noviter MPD met het werken aan een andere cruciale succesfactor voor ieder verandertraject: inspiratie.

Daartoe is het ten eerste belangrijk om de juiste ambassadeurs aan te wijzen, die anderen meenemen in de verandering. Daarnaast is het goed om voortdurend te communiceren over de behaalde resultaten en successen te vieren. Zo verspreidt de verandering als een olievlek van binnenuit, in plaats van dat ze van bovenaf wordt opgelegd.

“We gaven enthousiaste teams een podium om hun ervaringen over de Kort Cyclisch Sturen-methodiek te delen richting andere teams”, zegt Claus. “Op deze manier verleid je anderen om te ontdekken hoe deze methodiek werkt.”

“Voordoen, samen doen en vervolgens zelf doen is een manier om iedereen het vertrouwen te geven en in kleine stappen het eigenaarschap over de nieuwe manier van werken echt te borgen”, vult Vermeulen aan.

Ondertussen werkt MPD al meer dan een jaar aan het verandertraject. “Na een jaar te hebben gestudeerd op de strategie zie je dat het echte werk pas begint als je mensen probeert mee te nemen en met elkaar in verandering gaat”, vertelt Claus. “Met Kort Cyclisch Sturen hebben we een vorm gevonden waarbij ieders kracht optimaal werd ingezet.”

Op de samenwerking met Mobilee en Noviter blikt ze meer dan tevreden terug. “Mobilee en Noviter waren een echte partner om de strategie daadwerkelijk te helpen realiseren.”

Meer pensioengerelateerd nieuws is te vinden op de pensioen-themapagina van banken.nl.