Data eXcellence migreert zakelijke leningenportefeuille naar SAP-systeem Rabobank

Achter de schermen hebben IT-dienstverlener Data eXcellence en Rabobank hard gewerkt aan een migratie van de zakelijke leningenportefeuille naar het SAP-systeem van Rabobank. Dat project bestond uit twee delen. Ten eerste de migratie van leningen vanuit een legacy-systeem naar SAP en daarbij de migratie van vastgoedleningen van dochterbedrijf FGH eveneens naar SAP. Ten tweede zijn alle relevante kennis, expertise en netwerken op het vlak van commercieel vastgoed van FGH Bank en van Rabobank samen ondergebracht in één vastgoedorganisatie, Rabo Real Estate Finance.

Een complex project als datamigratie heeft veel dimensies. Aan het woord zijn drie personen, die elk vanuit hun eigen expertise betrokken waren bij het geheel. Martha Tiedema was vanuit Rabobank de opdrachtgever voor de migratie. Binnen Rabobank zelf gaf projectmanager Arno Toonders leiding aan het proces. Guido Jurgens was namens opdrachtnemer Data eXcellence nauw betrokken. Gedrieën bespreken ze de samenwerking tijdens het traject.

Hoe complex was de migratie?

Arno: “De essentie van migreren is data van bronsysteem naar doelsysteem overzetten. Dat is niet zo complex. De complexiteit zat dan ook veel meer in onze omgeving “

Guido: “Goed om te horen dat jullie als klant dat zo ervaren hebben. In onze ervaring was de migratie zelf zeker niet eenvoudig. Onze aandacht gaat vooral naar de inrichting en uitvoering van de migratie zelf. Daar hebben we ook de expertise en tools voor. Dat reduceert het risico van de migratie natuurlijk behoorlijk en stelt jullie als klant in staat om vooral de impact in de keten op te pakken.”

Arno: “Dat klopt inderdaad. De complexiteit bij ons was dat de gemigreerde data een veelheid processen en systemen moet ondersteunen. Daarnaast bleek dat we onderdelen raakten die in beweging waren.“

Martha: “Zo hadden we initieel een bepaalde doelketen voor ogen. Echter, één van de systemen was nog niet gereed. Dan moet je de bakens verzetten”.

Arno: “Je moet tijdens het project cruciale keuzes maken - uitgangspunten bleken niet meer valide te zijn, er ontstonden andere situaties. Daar moet je continu op anticiperen. Het vergt veel afstemming met andere afdelingen waarbij je gezamenlijk keuzes maakt en nieuwe onvoorziene activiteiten moet accepteren”.

Welke migratiestrategie is gevolgd?

Martha: “Je raakt hier één van de meer lastige afwegingen die we gemaakt hebben. We hebben bij de start van het project een inventarisatie gemaakt van welke ketens we raken, wat de impact is op de klant, welke risico’s er zijn etc. Vervolgens hebben we een aantal mogelijke strategieën naast elkaar gezet en de voor- en nadelen afgewogen. Nadat we de strategie hadden uitgewerkt bleek dat we deze moesten bijstellen omdat FGH, de vastgoedbank van Rabo, volledig werd geïntegreerd in Rabobank.” 

Guido: ”De migratiestrategie bepalen is eigenlijk altijd ingewikkeld. We hebben Rabobank in de beginfase ondersteund met het bepalen hiervan. “

Arno: “We zijn initieel uitgekomen op een bankgewijze migratiestrategie: de klanten per lokale bank migreren zodat we controle hebben op het aandachtsgebied en op de communicatie naar klanten en collega’s”

Je zegt ‘initieel’ - is dit ook de gevolgde strategie?

Arno: “Nee, zoals eerder gezegd, kwam tijdens het project de migratie van de FGH-portefeuille erbij. Daarnaast bleek dat doorlooptijden in het migratieweekend doorslaggevend werden. Dat had vooral met de systemen in de keten te maken. Voor dit gedeelte hebben we de oriëntatie van de strategie gewijzigd: van migreren per bank naar migreren van een specifiek aantal contracten. Hierdoor waren we wel in staat om in een weekend een tranche volledig te migreren. De FGH-portefeuille hebben we overigens wel op klantniveau gemigreerd.”

Hoe is de migratie uiteindelijk verlopen?

Martha: “Ook al heb je het nog zo goed voorbereid, iedere migratie is toch weer anders. De tijd gaat vooral zitten in voorwerk en niet zo zeer in de migratie zelf. We kwamen veel mappingissues tegen en ongestructureerde data. Dus eerst moesten we oude leningdata gladtrekken, ‘migratierijp’ maken, voordat we echt de data konden overzetten.”

Arno vult aan: “Een ander punt was wat je doet met klanten die in bepaalde procesfase zitten, de zogenaamde pijplijnposten. Kunnen we op basis van voorspelling een contract migreren of sluiten we het contract uit van migratie? Zo hebben we de verdeling per tranche gedurende het project bepaald. En met succes!”

Hoe was de samenwerking met DX?

Martha: “Het klikte gewoon goed. Persoonlijk. Er hangt een sfeer bij DX: Hoe kunnen we dit project met z’n allen doen. 100% inzet voel je dan.”

Arno: “Veel begrip voor elkaars situatie. Fijn project, prettige samenwerking. Collega’s stonden dag en nacht klaar om te helpen, waren flexibel, nooit een nee.”

Guido: “Dit was een fantastisch project. Met een openheid in communicatie, fijne interactie, een prachtig resultaat en iedereen trots. De Rabobank heeft een hele volwassen kijk hoe je data migreert… mooi om te zien!”

Arno: “Ik ben nu 24 jaar actief in de projectenwereld en dit is het gaafste traject wat ik gedaan heb. Ik heb hier zo van genoten! Ben er trots op en dat wil ik uitstralen!”