First Consulting helpt MN met het optimaliseren van IT- outsourcing

First Consulting heeft pensioenuitvoerder MN geholpen met het optimaliseren van de samenwerking met hun IT-serviceprovider. De samenwerking is daarmee naar een hoger niveau getild met voordelen voor beide partijen.

Als gevolg van de verregaande digitalisering, informatiebeveiliging, individualisering van producten en legacy systemen worden de IT-landschappen steeds complexer binnen financiële instellingen. De focus bij de instellingen zelf komt steeds meer op het uitvoeren van kernactiviteiten en het toevoegen van waarde voor klanten te liggen.  

Organisaties kiezen in toenemende mate voor het outsourcen van IT-diensten, waarbij deze worden ondergebracht bij IT-serviceproviders. Dit heeft grote impact op de manier van werken, kostenbeheersing, en dienstverlening van IT richting de business. Nieuwe processen moeten ingericht worden, een nieuwe manier van werken moet geïmplementeerd worden en nieuwe technologieën worden geïntroduceerd bij de outsourcende organisatie. MN heeft First Consulting gevraagd om na de transitie en transformatie kritisch te kijken naar de samenwerking tussen MN en de IT-serviceprovider. 

Doelstellingen  

Samen met MN is een aantal doelstellingen opgesteld: 

• Optimaliseren van de processen tussen de business, IT en de IT-serviceprovider;
• Realiseren van een verdere kostenreductie en het inrichten van budgetbeheersing voor uitbestede diensten;
• Optimaliseren van de samenwerking tussen de medewerkers van beide partijen;
• Inregelen van de benodigde controlsten behoeve van interne en externe audits; 
• Rekening houden met en aansluiten op de reorganisatie en al opgestarte agile transformatie binnen MN.

Aanpak 

First Consulting staat voor een pragmatische en no-nonsense aanpak. Geen dikke rapporten met complexe adviezen maar snel de samenwerking doorgronden en concrete verbeteringen doorvoeren. Het project is in lijn met de wens van MN op een agile manier aangepakt. Zonder uitgebreid projectplan maar met een constante focus op zoveel mogelijk waarde toevoegen.

Doorgronden samenwerking: Door een intensieve serie interviews en het analyseren van de beschikbare data in de eerste week van het project is er een overzicht gecreëerd van verbeterpunten. Uitgangspunt was dat alle verbeterpunten moeten bijdragen aan het behalen van de gedefinieerde doelstellingen. De focus hierbij lag niet alleen op het functioneren van de IT serviceprovider maar ook op het functioneren van MN zelf. Om het beste resultaat te bereiken zullen beide partijen samen moeten verbeteren. 

Uitvoeren verbeterinitiatieven: Na een korte periode van informatie verzamelen is er meteen gestart met het doorvoeren van quick wins. Tijdens workshops zijn bijvoorbeeld de processen doorgelicht om deze efficiënter te maken, onder andere door het weghalen van overbodige processtappen. Tijdens de dagelijkse stand-up werd de voortgang van de acties op het Kanbanbord besproken.  Waar nodig is er bijgestuurd of zijn er aanvullende acties uitgezet. Daarnaast is er gestart met het aanscherpen van de complexere verbeterinitiatieven. Zodra deze klaar waren voor implementatie zijn ze aan het Kanbanbord toegevoegd.  

Meten is weten: Om het resultaat van de verbeteracties inzichtelijk te maken is er een rapportage opgesteld. Doel hiervan was om zowel het projectteam als het management scherp te houden en de voortgang te bewaken. Eventuele risico's en issues werden hierdoor tijdig gesignaleerd en besproken.  

Uitrollen: De succesvolle aanpak en ingerichte werkwijze zijn ook voor andere (kleinere) leveranciers van MN relevant en worden verder uitgerold. Dit gebeurt vanuit de nieuwe regieorganisatie die wordt opgezet binnen MN. Op deze manier is het werk uit het project geborgd binnen MN. 

Resultaten

• De processen (operationeel, financieel en service) verlopen sneller en zijn vaker First Time Right;
• Er is een duidelijke rapportage en voorspelling voor de budgetten opgesteld;
• Door het slimmer inzetten van de services is een forse besparing op de kosten gemaakt bij de IT- serviceprovider;
• Op basis van de ervaringen uit het eerste jaar van het contract zijn een herziene governance structuur en aangescherpte Service Level Agreementsgeïmplementeerd; 
• Goed ingeregelde controlshebben ervoor gezorgd dat er geen bevindingen uit audits naar voren zijn gekomen; 
• De agile aanpak heeft ervoor gezorgd dat het project altijd gefocust heeft op de verbeteringen met de grootste impact. 

Zowel de MN als de IT-serviceprovider  zijn erg tevreden met de behaalde resultaten binnen het project. Dit biedt voor beide partijen een mogelijkheid om een succesvolle lange termijn partnership aan te gaan gebaseerd op vertrouwen, innovatie en met een gezonde financiële basis.

Diensten van First Consulting

Deze case is een goed voorbeeld van projecten die First Consulting uitvoert op het snijvlak van de thema’s Proces, Technologie en Implementatie.