Voogt Pijl & Partners bespreekt de vicieuze cirkel van KYC en CDD

Nederlandse banken besteden inmiddels honderden miljoenen aan controles op klantintegriteit en het tegengaan van witwassen. Zeker bij zakelijke klanten kunnen die controles behoorlijk diep gaan. Toezichthouders verwachten bovendien gedetailleerde rapportages van deze activiteiten. Ondanks alle inspanningen van banken is de berichtgeving erover nog altijd overwegend negatief. Maar is dat wel terecht? Zou een compliment op zijn tijd gepast zijn? Adviesbureau Voogt Pijl & Partners (VP&P) gaat in op deze kwestie.

Veel partijen vinden wel iets van hoe de bankensector het witwasprobleem probeert aan te pakken. Banken zijn zich inmiddels bewust van de maatschappelijke risico’s die verbonden zijn aan witwassen, maar effectief beleid opstellen is niet eenvoudig. Alleen een hoop geld investeren leidt niet automatisch tot resultaat. Dikwijls lopen banken op tegen nauwe wettelijke kaders, bijvoorbeeld bij het delen van informatie. Als het ergens fout gaat staat iedereen vooraan om de bank in kwestie de les te lezen. Volgens VP&P is er sprake van een lastig te doorbreken vicieuze cirkel van investeringen, resultaten en beeldvorming. 

Negatieve bij-effecten

De enorme inspanningen die banken leveren hebben enkele negatieve bij-effecten. In de eerste plaats een toename van administratieve processen. Niet fijn, maar nodig omdat de bank zo aan zijn verplichtingen kan voldoen. Soms moet de klantrelatie worden beëindigd. Niet altijd omdat de bank dat per sé wil, maar omdat de wet- en regelgeving dit vereist in specifieke gevallen. Soms zijn de kosten die hieruit voortvloeien hoger dan de baten op de klant. In zo’n geval maakt de bank een commerciële keuze. Hoe dan ook, de klant is de dupe van de regelgeving.

Ten tweede zorgt de witwasproblematiek voor een enorme vraag naar specialisten in klantintegriteit (KYC en CDD). Het aanbod van zulke personen is echter ruim onvoldoende. Dat zorgt voor de nodige druk op deze specialisten, die overigens uitstekend betaald worden. Die druk komt zowel van binnen als van buiten de organisatie. Onderzoeken moeten foutloos zijn, er zijn vele audits en toezichthouders hanteren doorgaans harde deadlines. Die druk zorgt dat het werven en het behouden van goede en gemotiveerde analisten één van de grootste uitdagingen op het vlak van KYC en CDD.

Ten derde wordt minder tijd besteed dan mogelijk is aan meer reële risico’s. De vraag is of álles laten onderzoeken en melden door banken wel zo effectief is, maar ze hebben geen andere keuze. De verwachting van de toezichthouders is dat alle klantdossiers – dus ook de ‘laag-risico dossiers’ – tot achter de komma in orde zijn. De tijd en het geld die daarmee gemoeid gaan, lijken haaks te staan op een risicogerichte aanpak. Die aanpak zou juist de focus moeten hebben op de bestrijding van de slimmere, steeds meer geavanceerde criminaliteit. 

Doorbreken vicieuze cirkel

Wet- en regelgeving is continu in beweging. Banken moeten na de doorvertaling van de ene wet in hun systemen en processen vaak alweer beginnen met de volgende regelgeving. Gaat dit niet snel genoeg, dan volgt een aanwijzing of boete. Het is volgens VP&P aan te raden het toezicht hierop aanzienlijk meer in te richten op toekomstbestendige oplossingen en bestuurders verantwoordelijk te stellen voor een toekomstvaste klantmonitoring. De focus ligt nu teveel op herstelwerkzaamheden en het halen van de volgende deadline om alle klantdossiers te voorzien van informatie die slechts beperkt bijdraagt aan effectieve risicobeheersing.

Er zijn verre van eenvoudige implementaties nodig om daar te komen. Met name de grotere banken kampen met legacy, verouderde IT-systemen en -infrastructuren. Klantrelaties zijn lange tijd geleden ontstaan of klanten hebben producten in een ver verleden afgesloten. De destijds vastgelegde klant- en productdata is niet opgezet volgens de huidige normen. Daarom moeten banken nu extra informatie opvragen, die dan opnieuw moet worden beoordeeld. Helaas is de oude spaghetti van klantsystemen niet in staat om de nieuwe informatievereisten vast te leggen.

Hoe nu verder?

De situatie noopt banken en relevante afdelingen tot meer volwassenheid en betere processen. In algemene zin zullen banken echter een ’quantum leap’ moeten maken, een reuzensprong. Banken moeten de ontwikkeling maken van ‘remediatie & optimalisatie’ naar ‘integratie & institutionalisering’. VP&P bouwde hiervoor een zogeheten FEC Maturity Model, om de stapsgewijze ontwikkeling concreet te maken.

In algemene zin zullen banken echter een ’quantum leap’ moeten maken, een reuzensprong.

De eerste tekenen van de reuzensprong zijn zichtbaar in de ontwikkeling van sectorbrede standaarden en harmonisatie ten aanzien van KYC-beleid en processen. Die nemen barrières weg om te komen tot een interbancaire voorziening voor klantinformatie. Ook geven ze de mogelijkheid om effectief en efficiënt controle te houden op de klantportefeuilles. Banken zullen dit vervolgens verder moeten trekken naar het creëren van één compleet klantbeeld. Een klantbeeld waarin naast KYC-vereisten ook risico’s op het gebied van kredietwaardigheid, fiscaliteit en duurzaamheid worden opgenomen. En waarin uiteindelijk alle elementen worden meegewogen en beoordeeld. Dit helpt om de juiste keuzes te maken ten aanzien van doelmarkten en bijhorende bedieningsconcepten. Kortom: welke klant te bedienen en hoe?

De huidige financiële middelen worden nu nog grotendeels in ‘remediatie-trajecten’ gestoken. Voor de echte quantum leap moeten deze ingezet worden op slimme technische oplossingen. Het echt ánders uitvoeren van processen. Waardoor beleidsmaatregelen op een veel slimmere en klantvriendelijkere manier integraal worden verweven. Denk hierbij aan digitale processen om klantinformatie uit te vragen, STP-oplossingen voor het toekennen van risicoclassificaties en slimmere transactiemonitoring met Machine Learning en Artificiële Intelligentie. Of een interface waarin de klant de benodigde informatie zelf ontsluit, conform de open banking trend. Makkelijk én privacy-technisch verantwoord.