Trendrapport Centric: ‘De pensioenuitvoeringsorganisatie van de toekomst’
“De pensioensector ontwikkelt zich in hoog tempo. Pensioenfondsen, maar ook pensioenuitvoeringsorganisaties consolideren om te kunnen voldoen aan de wens van lage uitvoeringskosten. Tegelijkertijd is Nederland op weg naar een nieuwe Pensioenwet die het pensioenstelsel straks transparanter en individueler moet maken. Combineer dit met de razendsnelle technologische ontwikkelingen en het is glashelder: de pensioensector is in transformatie.”
Dat stelt Robert Jan Prins, Managing Director bij Centric Pension and Insurance Solutions (PaIS), in het trendrapport ‘De pensioenuitvoeringsorganisatie van de toekomst’ van Centric. Volgens Prins is er aanpassingsvermogen van pensioenfondsen en – uitvoeringsorganisaties nodig om te voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is de behoefte aan uitbesteding van (delen van) de pensioenadministratie groot.
Het trendrapport van Centric is erop gericht om een inzicht te geven in de eisen die pensioenfondsen stellen aan de pensioenuitvoeringsorganisatie van de toekomst. Het onderzoek is daarbij gebaseerd op de resultaten van een steekproef dat Centric liet uitvoeren onder de pensioenfondsen in Nederland. Tevens zijn de inzichten uit de brochure ‘Good Practice Robuuste Pensioenadministratie’ van DNB verwerkt in het rapport.
Dienstverlening
Ten eerste wordt de rol van de pensioenuitvoeringsorganisatie als administrateur uitgelicht. Volgens de onderzoekers hechten pensioenfondsen de meeste waarde aan de uitvoering van ‘klassieke’ administratieve taken, zoals de deelnemersadministratie, de excasso- en de incassoadministratie. Ook de financiële administratie en de rapportages aan toezichthouders worden als relevant gezien.
Centric noemt het opvallend dat fondsen de communicatie naar deelnemers en werkgevers minder belangrijk vinden in de dienstverlening van een pensioenuitvoeringsorganisatie. De onderzoekers stellen dat dit mogelijk te maken heeft met het feit dat fondsen ervoor kiezen om de administratie en communicatie nadrukkelijk van elkaar te scheiden.
Agile werken
Pensioenfondsen verwachten tevens dat een pensioenuitvoeringsorganisatie volledig wendbaar (agile) te werk gaat. Wat betekent dat een pensioenuitvoeringsorganisatie alle veranderingen op het gebied van technologie, wet- en regelgeving en de eisen van deelnemers moet kunnen doorvoeren. “Doeltreffend, tijdig en tegen de laagst mogelijke (veranderkosten). Een organisatie met voldoende schaal en omvang en financiële daadkracht zou hier volgens de fondsen het beste toe in staat moeten zijn.”
Volgens Centric moeten fondsen daarbij kunnen vertrouwen op een hoge kwaliteit van dienstverlening en ‘state of the art’ IT-systemen. “Een efficiënte organisatie en uitstekend risicomanagement zijn hierbij vereisten.” Pensioenuitvoeringsorganisaties met concrete ambities, een heldere toekomstvisie en een mentaliteit die gericht is op het verbeteren van de eigen prestaties hebben volgens Centric een streepje voor.
Tevens stelt Centric dat fondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties een gezamenlijke strategische agenda hebben als het gaat om het soepel laten verlopen van de operatie. Fondsen verwachten daarom dat de pensioenuitvoeringsorganisatie hen betrekt bij besluiten, bijvoorbeeld op het gebied van innovatievraagstukken. Pensioenuitvoeringsorganisaties moeten dan ook de “pensioenfondsbestuurstaal” spreken en meedenken over wat stakeholders van de pensioenuitvoering verwachten.
Robuust en modulair
Om als pensioenuitvoeringsorganisatie flexibel te zijn moet het administratiesysteem mee kunnen bewegen als een pensioenregeling daarom vraagt. “De IT en de software moeten daarom bewezen robuust en toekomstbestendig zijn met zo min mogelijk workarounds.” Centric stelt dan ook dat pensioenuitvoeringsorganisaties moeten werken met een systeem dan gebruik maakt van de laatste stand der techniek, schaalbaar en kosteneffectief.
Volgens de onderzoekers moet een toekomstbestendig administratiesysteem flexibel zijn zodat het goed in staat is om wijzigingen in vooral wet- en regelgeving en pensioenreglementen accuraat door te voeren. Een modulaire opbouw heeft daarom dan ook de voorkeur; wat betekent dat het systeem uit afzonderlijke onderdelen bestaat, die makkelijk vervangbaar zijn.
Het voordeel van een modulaire opbouw is dat bij wijzigingen geen ingrijpend herontwerp van het systeem nodig is. Tevens biedt het fondsen de optie om onderdelen van het systeem eventueel bij derden onder te brengen. “Een pensioenuitvoeringsorganisatie die zijn vak verstaat, brengt een groot aantal standaardprocedures en administratieve handelingen onder in het systeem (Straight Through Processing – STP) en blijft dit verder ontwikkelen.”
Data van kwaliteit
Tot slot wijzen de onderzoekers op de kwaliteit van data. Volgens hen heeft de pensioenuitvoeringsorganisatie samen met de werkgever de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de primaire data van goede kwaliteit is. Met kwalitatief goede data kunnen pensioenrechten en – aanspraken correct en goed vastgesteld worden. “Tekortkomingen in de data kunnen immers leiden tot inefficiënte processen en financiële schade en/of reputatieschade voor het pensioenfonds: zijn klant.”
“In het algemeen geld: hoe beter de data, hoe betrouwbaarder de informatie en de communicatie naar bijvoorbeeld deelnemers.” Het onderzoek laat zien dat alle eisen – op redundantie na – ongeveer evenveel stemmen (85% tot 90%) kregen en als even belangrijk werden geacht.
De ideale pensioenuitvoeringsorganisatie
De onderzoekers concluderen dat pensioenfondsen vooral een pensioenuitvoeringsorganisatie verwachten die grip heeft op de pensioenadministratie. “Daarbij moet de pensioenuitvoeringsorganisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en moet hij het pensioenfonds zoveel mogelijk uitvoeringszorgen uit handen nemen.”
“Een pensioenuitvoeringsorganisatie moet hiervoor niet alleen inhoudelijke pensioenkennis hebben, maar juist ook de nodige kennis van het IT-landschap. Alleen dan kan een pensioenfonds erop vertrouwen dat de pensioenuitvoeringsorganisatie wendbaar genoeg is en het IT-systeem voldoende toekomstbestendig is”, stellen de onderzoekers tot slot.
Het volledige trendrapport van Centric is hier te vinden.
