AP/AR-automatisering als zakelijke vereiste
In dit tweevoudige dossier vertelt Comarch hoe (financiële) bedrijven kunnen inspelen op de gevaren en kansen die de afgelopen jaren zijn ontstaan. Hoe kunnen disrupties geminimaliseerd worden met behulp van digitalisering, automatisering, risicobeheer en strategische besluitvorming? Verken de voordelen van een digitale supplychain, zoals verbeterde efficiëntie en betere samenwerking met partners. Zonder te veel te onthullen, zal Comarch ook de essentiële aspecten van AP- en AR-processen behandelen, evenals externe factoren die van invloed zijn op uw cashflows en interne bedrijfsrisico's met betrekking tot betalingsworkflows onder de loep nemen.
Naast de oplossingen van Comarch ontdekt u waardevolle inzichten en concrete aanbevelingen om uw bedrijf succesvol te laten navigeren in de voortdurend veranderende bedrijfswereld. Duik in dit tweede deel en maak gebruik van kennis en expertise om uw bedrijf naar nieuwe hoogten te brengen!
Als u tot vandaag uw facturen in enveloppen verstuurt, kan digitaliseren in het begin wat vreemd en overweldigend aanvoelen – vergelijkbaar met wat velen voelden toen we voor het eerst een creditcard gebruikten. Maar nadat u een paar keer e-documenten hebt uitgewisseld met partners en klanten, zal dat desoriënterende gevoel verdwijnen. Het zal vervangen worden door blijdschap over alle voordelen van digitale communicatie – lagere kosten, geoptimaliseerde cashflow, verbeterde datakwaliteit, aanzienlijke tijdsbesparing, enz. Geloof ons, geen enkel bedrijf keerde ooit terug naar zijn oude, papieren manier van werken.
De voordelen zijn echter niet de enige reden om uw AP- & AR-processen te automatiseren.
Tegenwoordig belemmert zakelijke communicatie op papier u niet alleen om uw bedrijfsvleugels uit te slaan, maar verliest u ook duizenden, zo niet miljoenen euros per jaar.
Hoezo? Denk aan alle uren die uw boekhoudafdeling al heeft besteed aan het opsporen van documenten, alle menselijke fouten die ze hebben gemaakt bij het handmatig verwerken van facturen, alle tijd en energie die ze hebben verspild aan taken die geautomatiseerd kunnen worden, alle lange betalingstermijnen die uw cashflow ernstig hebben geschaad. Dit is uw geld dat zomaar wordt weggegooid.
In dit e-boek bewijzen we dat het automatiseren van uw AP- & AR-processen in de eerste plaats gaat om het beschermen van uw bedrijf tegen verschillende bedrijfsinterne en externe bedreigingen. Ons doel is om u te helpen bij het identificeren van de grootste communicatie-uitdagingen voor een bedrijf als het uwe en om te laten zien hoe deze uitdagingen kunnen worden opgelost dankzij moderne platformen voor documentuitwisseling, zoals EDI.
Wat zijn AP- & AR-processen?
Om te verantwoorden waarom uw bedrijf zijn documentuitwisseling zou moeten digitaliseren, moeten we eerst uitleggen wat ‘traditionele’ AP- & AR-processen zijn en hoe ze er in de praktijk uitzien. Het verschil tussen de twee zit hem in wie geld schuldig is aan wie.
Het acroniem ‘AP’ staat voor Accounts Payable, en verwijst naar het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor goederen of diensten die ze hebben geleverd.
Analoog hieraan wordt ‘AR’, kort voor Accounts Receivable, gebruikt voor het geld dat klanten het bedrijf verschuldigd zijn voor goederen of diensten die het bedrijf hun heeft geleverd.
Het efficiënt uitvoeren van uw AP- en AR-processen is cruciaal voor een stabiele cashflow, vooral nu veel organisaties te maken krijgen met 'late betalingen'. Met veel bevroren geld op hun balans kunnen bedrijven niet investeren in groei of hun schulden verminderen omdat ze niet genoeg kapitaal hebben.
Dit kan de relaties met partners beschadigen en drijft sommige bedrijven naar faillissement. En helaas, zoals u in de volgende twee hoofdstukken zal lezen, zijn er genoeg factoren die al uw AP- & AR-processen in een oogwenk kunnen verstoren.
Externe factoren die uw cashflows beïnvloeden
Terwijl u dit leest, vinden er over de hele wereld talloze militaire en politieke conflicten plaats en zijn er biologische en ecologische processen gaande die schadelijk zijn voor mens en planeet. Elk van die factoren kan – en zal waarschijnlijk – de betalingsworkflows van uw bedrijf op een manier beïnvloeden. We bespreken enkele voorbeelden.
De pandemie en het tekort aan arbeidskrachten
De COVID-19-pandemie, die we de afgelopen drie jaar hebben doorgemaakt, bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Veel van die uitdagingen waren voor bedrijven moeilijk te overwinnen. En dus moesten verschillende bedrijven hun deuren sluiten. De bedrijven die overleefden, opereren nu in een andere realiteit en bouwen hun strategieën en beleid opnieuw op om in het nieuwe verhaal te passen en concurrerend te blijven.
Economen wijzen erop dat de effecten van de zogenaamde ‘Long Covid’ de bedrijven vandaag confronteren met een groot tekort aan arbeidskrachten. Bij accounting is de afwezigheid van één persoon al genoeg om de boel in het honderd te laten lopen. Met onvoldoende specialisten om hun AP/AR-processen af te handelen, hebben bedrijven moeite om facturen te registreren en betalingen op tijd te verwerken, waardoor sommige organisaties hun contracten verliezen of hun relaties met klanten en partners beschadigen.
En helaas lijkt er voorlopig geen einde te komen aan het tekort aan arbeidskrachten. Deze situatie kan nog maanden voortduren – en misschien zelfs erger worden. Volgens de 2020 Rosenberg Survey, een jaarlijks onderzoek naar de financiële prestaties van boekhoudkantoren in de Verenigde Staten, steeg de omzet van het gemiddelde boekhoudkantoor slechts met 5,7%, wat de traagste groei in acht jaar was. De auteurs noemden het tekort aan arbeidskrachten als een van de belangrijkste factoren.
De stijgende wereldwijde inflatie
Inflatie leidt altijd tot een stijging van de kosten voor het runnen van een bedrijf. Een deel van de kosten doorrekenen naar uw klanten en partners kan snel tegen u keren en resulteren in een verlies van zowel marktaandeel als het vertrouwen van mensen die belangrijk zijn voor uw bedrijfsgroei. Dit betekent dat u de situatie zelf zal moeten aanpakken.
Als de prijzen stijgen, kan ook het aantal menselijke fouten bij het verwerken van papieren facturen toenemen. Wanneer het bijhouden van elke prijswijziging in een lange productportefeuille aanvoelt als het zoeken naar Wally, heeft u een team van uitzonderlijke accountants nodig om de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Mensen zijn geen computers – er is een grens aan de hoeveelheid informatie die ze kunnen opnemen en verwerken gedurende één dag. Daaruit kunnen we concluderen dat de manuele verwerking van facturen foutgevoelig is.
Een paar jaar geleden, toen de inflatie laag was, was het gangbaar om als merk langetermijncontracten af te sluiten met derden. Niemand maakte zich zorgen over wat er zou gebeuren als de economie zou instorten. Iedereen focuste op het sluiten van zoveel mogelijk deals waardoor bedrijven maar zelden een clausule over prijswijzigingen bij inflatie opnamen in die contracten. Nu zijn die bedrijven die hun prijzen laag moeten houden terwijl de producten en diensten van andere bedrijven duurder worden, op zoek naar manieren om de gevolgen van de inflatie te beperken. AP/AR-automatisering lijkt daar het gepaste antwoord op te zijn, maar daar komen we later op terug.
Nieuwe en aankomende regelgeving voor e-facturatie
Als gevolg van de voortdurende wereldwijde digitale revolutie introduceerden de afgelopen jaren steeds meer landen – waaronder Frankrijk, Duitsland, Italië, Finland, Denemarken en Polen – een wetgeving die belastingbetalers verplicht elektronische facturen te verzenden/ontvangen, in een specifiek documentformaat. Er lagen, en liggen, drie belangrijke redenen aan de basis: één, verbetering van de gegevensefficiëntie en communicatie in alle supplychains, twee, het papierloos maken van bedrijven, en drie, het bestrijden van fraudeurs die de btw-regels misbruiken om btw van overheden te stelen.
We kunnen dus met redelijke zekerheid voorspellen dat het binnenkort onmogelijk zal zijn om facturen handmatig te verwerken. Bedrijven die niet voldoen aan het nieuwe en toekomstige beleid zullen hun bedrijfsprojecten niet kunnen voortzetten. Bovendien krijgen ze waarschijnlijk een boete omdat ze de vooruitgang belemmeren. Met andere woorden, digitalisering is voor ons allemaal belangrijk én onvermijdelijk.
Als u wilt weten welke landen nieuwe regels voor e-facturatie gaan invoeren – en of die van invloed zullen zijn op de activiteiten van uw bedrijf – klik dan HIER voor onze website over dit onderwerp of schrijf u in voor onze nieuwsbrief.
Bedrijfsinterne gevaren voor uw betalingsworkflows
De gevaren van telewerken.
Er wordt wel eens gezegd dat de huidige trend van telewerken werd veroorzaakt door de pandemie, maar de waarheid is dat COVID-19 het proces enkel heeft versneld. Dit zou voor niemand een verrassing mogen zijn. Verschillende onderzoeken tonen aan dat sommige werknemers niet alleen de voorkeur geven aan thuiswerk, maar ook dat ze thuis ongeveer 50% productiever blijken te zijn dan in een kantooromgeving.
Die toegenomen productiviteit geldt echter niet voor bedrijven waarvan de boekhoudafdelingen nog steeds met papier werken. Waarom?
Hoewel de werknemers thuis werken, wordt alle correspondentie nog steeds op kantoor bezorgd. Dit is een perfect scenario om facturen en andere bedrijfsrelevante documenten kwijt te raken of te vergeten. En natuurlijk kan dit op lange termijn leiden tot ernstige verstoringen in de supplychain – om nog maar te zwijgen van de eventuele (ernstige) schade aan uw zakenrelaties.
Pas wanneer een bedrijf zijn documentuitwisselingsprocessen digitaliseert, creëert het een kader waarin medewerkers van de boekhoudafdeling effectiever van thuis uit kunnen werken. Rechtstreekse toegang tot informatie over elke zakelijke transactie is een must.
De opkomst van beroepsfraude
Wist u dat 14% van alle bedrijfsfraude in de boekhoudafdeling plaatsvindt? Volgens een onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners verliezen bedrijven elk jaar zo’n 5% van hun omzet door fraude. Fraude gepleegd door medewerkers kan dus leiden tot aanzienlijke financiële tegenslagen.
Het probleem komt vaker voor bij organisaties die documenten handmatig verwerken. Waarom? Omdat dergelijke bedrijven niet in staat zijn om frauduleuze activiteiten doeltreffend te identificeren. Zonder AI en zonder de nieuwste AP/AR-gegevensanalysetools kunnen ze de informatie in hun database niet snel vergelijken met de informatie op een bepaalde factuur en duurt het dus erg lang voor ze bijvoorbeeld merken dat iemand een paar rekeningnummers heeft vervangen voor hun persoonlijk voordeel. Tegen de tijd dat het bedrijf dat ontdekt, kan de fraudeur al lang cocktails aan het drinken zijn op een Caribisch strand. Dit soort scenario's zouden natuurlijk niet gebeuren als de slachtoffers de juiste tools hadden om hun bezittingen te beschermen.
En onthoud: beroepsfraude is slechts een vorm van fraude. Ook andere vormen kunnen schadelijk zijn voor de activiteiten en resultaten van een bedrijf.
Vaak doet een fraudeur zich voor als een van de klanten door hun e-mailaccount over te nemen en slaagde ze er vervolgens in het bedrijf te overtuigen dat ze hen geld schuldig waren. Het scenario van het ‘gestolen e-mailadres’ kan ons allemaal overkomen, soms is het erg moeilijk om te bepalen of iemand echt hulp nodig heeft of niet. De manuele verificatie van elke case vraagt veel tijd en verhoogt de kosten. En zelfs als het uiteindelijk geen fraudeur blijkt te zijn, verliest u tijd en geld die u aan andere zaken zou kunnen besteden.
De oplossing? Automatisering
De titel verklapt het al ... maar we staven het graag met bewijs. Er zijn veel manieren waarop automatisering u kan helpen om belangrijke facturatieprocessen te tracken en beter uit te voeren en zo de problemen op te lossen die in de vorige twee hoofdstukken zijn besproken.
Laten we als eerste belichten dat de huidige AI-gebaseerde e-facturatieplatformen bijzonder nuttig zijn voor documentvalidatie, dus om te controleren of een bepaald document zowel technisch (formaat/structuur) als inhoudelijk (verstrekte informatie zoals gegevens van de verkoper en koper, vervaldatums, btw-tarieven) correct is. Dankzij het zogenaamde ‘n-way matching’ kan u bovendien meer dan facturen controleren.
U kan bijvoorbeeld een factuur vergelijken met de bijbehorende bestelbon (2-way matching) op de hoeveelheid bestelde/factureerbare producten. Als u een document toevoegt dat ook het aantal goederen bevestigt dat de koper heeft ontvangen, krijgt u 3-way matching. U snapt het al – hoe meer documenten u toevoegt, hoe zekerder u bent dat u alleen betaalt wat u moet betalen.
Door te digitaliseren, hoeft u zich ook geen zorgen te maken over het samenvoegen van alle informatie op een factuur (inclusief uw interne codes) die nodig is om de factuur in te boeken. U kan een woordenboek samenstellen van geschikte codes (inclusief grootboekcodes (GB) of kostenplaatsnummers) en deze koppelen aan een bepaalde productlijn. Zo worden veel gegevens automatisch gekoppeld aan de ontvangen factuur, waardoor het hele boekingsproces snel en gemakkelijk verloopt. Dit bespaart u veel tijd en energie die u vervolgens ergens anders voor kan inzetten.
Indrukwekkend, toch? Er is meer. We moeten het zeker hebben over pre-validatie, wat zeer nuttig is, vooral als u actief bent in een land dat zijn elektronische factuurverwerkingsmodel heeft veranderd naar een ‘clearance model’ (zoals Polen en Italië).
Bij het clearance model wordt elke factuur eerst goedgekeurd door de juiste overheidsinstantie voordat deze de ontvanger bereikt. Meestal wordt hiervoor een overheidsplatform gebruikt (in Italië is dat Sistema di Interscambio en in Polen KSeF). Pre-validatie houdt dus in dat de leverancier van uw facturatieplatform controleert of de facturen die uw bedrijf aankrijgt alle nodige informatie bevatten voordat ze naar de overheidsinstanties worden gestuurd. Het helpt u en uw zakenpartners tijd te besparen bij eventuele discrepanties (er zijn geen officiële correcties nodig) en maakt het facturatieproces veel geautomatiseerder (2-way matching is bijvoorbeeld mogelijk).
Dit wil zeggen dat, vanuit het AR-perspectief, de juiste e-facturatie serviceprovider u in staat stelt om vanaf het prille begin volledig conform te zijn met alle nieuwste regelgeving voor het uitwisselen van e-documenten.
En dan zijn er natuurlijk nog alle AI/ML-gebaseerde functies waarmee u bijvoorbeeld anomalieën in gegevensuitwisselingsprocessen kan identificeren (en zo frauduleuze activiteiten kan voorkomen) en waarmee u in een oogwenk elke vermelding in het register kan vinden.
De technologie en ondersteuning die wij kunnen bieden
Bij Comarch bieden we al meer dan 30 jaar oplossingen voor gegevensuitwisseling aan bedrijven wereldwijd. Met de nodige ervaring en kennis bedachten we Comarch e-Invoicing, een geavanceerd, maar gebruiksvriendelijk e-documentdistributiesysteem.
Comarch e-Invoicing is een platform waarmee u uw AP/AR-processen kan stroomlijnen en verbeteren om zo de bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de kosten aanzienlijk te verlagen. Het biedt alle features die we in hoofdstuk 5 hebben besproken, plus een reeks andere zeer praktische tools en functionaliteiten. Het platform kan bijvoorbeeld uw facturen converteren naar formaten die door overheidsinstanties worden vereist of door uw partners worden gevraagd (bijv. EDIFACT, XML, IDOC, VDA, pdf) en uw documenten opslaan in een soort cloud-archief dat u overal ter wereld direct kan raadplegen. Bovendien ondersteunt het verschillende distributiekanalen (inclusief integratie, portaal, Web-EDI en e-mail), zodat u uw communicatie met partners kan verbeteren zonder dat het u moeite kost.
Als u meer wilt weten over ons platform – of e-facturatie in het algemeen – bezoek dan onze officiële website of contacteer ons via ons contactformulier.
